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Como fazer um bom controle de estoque?

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Para que você saiba a quantidade correta de insumos, produtos e maquinário, o empresário precisa primeiro ter um controle do fluxo de caixa como mencionamos em outro artigo.

E também se possível conhecer as boas práticas de gestão financeira, como também já explicamos em outro artigo.

Essas duas etapas fazem primeiro que você saiba o quanto está entrando e saindo de dinheiro da sua empresa. E o segundo faz com que você tenha uma visão global do seu negócio para o futuro.

Além disto, é essencial que você faça um acompanhamento de todas as entradas e saídas do seu estoque, se possível diariamente ou semanalmente.

Esse acompanhamento faz com que você tenha sempre uma visão melhor de como utilizar aquele estoque a seu favor.

Podendo por exemplo, realizar queima de estoque em promoções com prazos pequenos e levantar capital de giro.

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Retenção de Clientes

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Retenção de Clientes

O que é?

Sabe quando você liga para uma operadora de celular ou de TV a cabo, pedindo para cancelar o serviço e, imediatamente, o atendente começa a oferecer diversas vantagens e condições inimagináveis para que você não desista deles e continue usando aquele serviço? Pois bem, esse é um típico exemplo do que é a retenção de clientes em uma versão bastante agressiva, muito comum hoje em dia.

Essa estratégia mantém o negócio estável, sendo uma forma da empresa priorizar seus clientes e mantê-los fiéis à corporação.

Veja algumas dicas de como reter clientes na prática

Se reter clientes é torná-los fiéis e leais, é preciso saber fazer isso da maneira correta.

As empresas dedicam muitos esforços na conquista de clientes, com campanhas publicitárias, investimentos, mídia e promoções. E isso tem um alto custo. Ao reter seus clientes depois de conquistá-los, esses altos custos serão diluídos!

1. Gerencie todas as formas de relacionamento com o cliente

Não adianta ter um ponto de venda impecável e bonito se seu atendimento é ruim ou se seu website não funciona direito. Seu cliente quer se sentir bem na plenitude do relacionamento, não em apenas alguns dos pontos de contato.

2. Conheça seu cliente de verdade

Com auxílio da tecnologia da informação e de softwares de CRM é possível conhecer realmente seus clientes, dividi-los em grupos e tratar cada um desses grupos de forma diferenciada, oferecendo o produto ou serviço certo, na hora certa, para o cliente certo e pelo preço e canal certo. Isso é algo que repetimos muito quando falamos em fidelização e lealdade, mas é preciso ter esses fatores sempre em mente.

Afinal, o que é a retenção de clientes se não oferecer exatamente o que ele procura, para que não vá buscar isso na concorrência?

3. Reter clientes significa entender suas necessidades

E isso pode ser traduzido de diversas formas. Temos que “sair da caixa” e entender que a diferença entre produtos e serviços quase não existe mais. As características de seu produto ou serviço precisam ser complementadas por outras necessidades dos clientes, como conveniência, segurança na transação, economia e bom atendimento.

4. Marcas fortes retêm mais clientes e por mais tempo

Se o cliente confia em sua marca e na qualidade que ela confere a seus produtos, ele tende a ser mais fiel ao seu negócio. Se ele admira sua marca, melhor ainda! Agora, se a marca já é para ele um valor especial, algo para exibir aos amigos, aí você terá de fato sua lealdade.

É por isso que os investimentos em branding e construção da imagem da marca são tão importantes para sua empresa, inclusive quando de se trata de assuntos como a retenção de clientes.

5. Sempre resolva rapidamente os problemas de seus clientes

Clientes que tem suas reclamações atendidas rapidamente, voltam a fazer compras com sua empresa em mais 90% dos casos, segundo pesquisas. Seja rápido!

 

 

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Pró-Labore X Divisão de Lucros

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Muitas empresas, principalmente as iniciantes, acreditam que somente a divisão de lucros já basta e não se faz necessário o pagamento do Pró-Labore. Por conta das condições muitas vezes precárias em que se encontram no começo.

Contudo, este é um grande engano, pois o valor do pagamento ao sócio deve ser inserido às despesas empresariais e de funcionários.

Além de que sem ela não é possível calcular e realizar o pagamento da contribuição previdenciária.

Uma vez que a Lei nº 8212 de 24/07/1991, no seu Art. 12, define a pessoa do sócio administrador como contribuinte obrigatório do INSS. E o valor de contribuição será definido de acordo com o Pró-Labore.

Portanto, deve ser feita uma diferenciação e não misturar as coisas. A divisão de lucros deve ser realizada normalmente, de acordo com o costume anual da empresa. E não pode, em momento algum, servir de substituição ao Pró-Labore, pois este último é obrigatório por lei.

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Pró-Labore

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Definição:

Afinal, um sócio de uma empresa deve receber salário? Sim, ele deve ser pago pelo trabalho que realiza! Mas, tecnicamente o nome não é bem salário…. a remuneração de um sócio-administrador de qualquer empresa se chama pró-labore.

A forma correta de escrever é com hífen mesmo, por causa do prefixo “pro” (“prolabore” é incorreto na norma culta, portanto). Separado mas sem o hífen (“pro labore”) é aceito como um termo estrangeiro ao nosso idioma. As informações seguem o Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa, publicação da Academia Brasileira de Letras, seguindo o Novo Acordo Ortográfico.

O termo pró-labore significa, em latim, “pelo trabalho” e corresponde à remuneração deste administrador por seu trabalho na empresa. Refere-se à remuneração de sócios por atividades administrativas, sendo opcional e diferente da distribuição de lucros ou dividendos. Dentro do contrato social de uma empresa existe a figura do administrador, que pode ser apenas uma pessoa entre os sócios ou mesmo todos os sócios.

Na ótica das legislações trabalhistas brasileiras, o pró-labore é muito diferente daquilo que se denomina como salário. Sobre ele não existem regras obrigatórias em relação ao 13ª salário, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), férias etc. Neste caso, todos os denominados benefícios trabalhistas são opcionais, intermediados por meio de um acordo entre a empresa e o administrador. Por exemplo: ambos podem estabelecer em um contrato que o administrador receba as férias, mas não ganhe um 13º salário.

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Quais as vantagens para o varejo ao emitir NFC-e?

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Envio online do cupom para a Secretaria da Fazenda

O primeiro benefício do novo modelo é que os dados das transações feitas no estabelecimento são enviados diretamente ao site da SEFaz. Dessa forma, não é necessário que os contadores façam essa tarefa e o negócio não corre riscos de problemas com o fisco.

Agilidade e segurança

Com a automatização desse processo, a agilidade nos cuidados fiscais e gestão de documentos também aumenta. Além disso, o armazenamento das notas passa a ser feito de forma digital, aumentando a segurança dessas informações para a empresa.

Redução dos gastos

A emissão da NFC-e também reduz os gastos da empresa com infraestrutura, uma vez que não é necessário a compra do emissor de cupom fiscal ou impressora fiscal para cada frente de caixa da empresa, equipamento conhecido por ser caro no mercado.

Além disso, como o intuito da substituição é reduzir as impressões e incentivar o uso do meio digital para consulta das informações, a empresa também reduz gastos com papel e tinta de impressora. O investimento em espaço para armazenamento físico também é reduzido.

Outro gasto que pode ser reduzido é a contratação de contadores. Como o processo é feito automaticamente, o trabalho desses profissionais é reduzido. Dessa forma, o custo dessas tarefas é menor para a empresa.

Padronização dos processos

O contador também ganha mais padronização nos processos relacionados aos documentos fiscais. Dessa forma, é possível receber as informações da NFC-e da mesma forma como ele recebe os dados dos demais documentos, mantendo o mesmo processo em suas atividades.

Diminuição de erros

Outro benefício para os contadores e para a empresa é que a automatização elimina a necessidade da digitação de dados e retrabalho, o que evita os possíveis erros durante esse processo que comprometem a situação fiscal do negócio.

Parametrização dos impostos

Por fim, com a NFC-e os impostos são parametrizados antes da emissão da nota, garantindo que os valores informados estão corretos. Dessa forma, o trabalho do contador em verificar essas informações é eliminado e a garantia de que as declarações estão corretas é mantida.

Fica evidente que adotar a NFC-e para o seu negócio é uma ótima estratégia, uma vez que essa opção é mais moderna, eficiente e exige menor investimento por parte da empresa. O modelo ainda oferece benefícios para toda a gestão e sua contabilidade.

Além disso, a tendência é que a substituição do cupom fiscal pela NFC-e seja obrigatória em todo país, como já é em alguns estados. Dessa forma, começar com o usa da segunda opção evita custos de mudança na estrutura e investimentos desnecessários, como a compra da impressora ECF.

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Substituição Tributária

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A ST não é uma tributação obrigatória para todas as empresas do mercado, normalmente destina-se as indústrias e importadores, contudo ela reflete diretamente nas relações comerciais como um todo.

Por isso, é muito importante que o empresário brasileiro esteja informado sobre as atualizações da legislação de impostos e quais são necessários para sua empresa.

O que é Substituição Tributária?

Substituição tributária é a transferência da obrigação do recolhimento de um imposto de uma ou várias pessoas que estão em uma cadeia de produção.

Recolhimento? Cadeia de produção? Vamos te explicar: o recolhimento do ICMS ST é a antecipação do ICMS que a empresa (comércio) do seu cliente pagaria ao vender aquela mercadoria ao consumidor final. Portanto, o pagamento do ICMS ST não é uma despesa para a empresa que recolhe. Por quê? Pois o valor que vai ficar destacado na nota fiscal no campo “Substituição Tributária” será reembolsado para essa mesma empresa que recolheu o imposto no recebimento desta venda.

O objetivo da ST é facilitar o processo de fiscalização dos tributos incidentes na circulação de uma mercadoria ou serviço.

Visa também diminuir o tempo do processo de recolhimento de um mesmo tributo no processo comercial, sendo ele recolhido uma única vez.

 

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CRM

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Gestão de Relacionamento com o Cliente

O Customer Relationship Management (CRM) ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um conjunto de estratégias criado para gerar interação entre a organização e o consumidor. Com o CRM é possível gerenciar toda a comunicação com o cliente, pois, armazena todas as informações dos mesmos – telefone, nome, endereço, e-mail, CNPJ/CPF, etc.

As empresas devem voltar as suas ações para os consumidores ao invés de focar nelas próprias. A gestão de relacionamento com o cliente engloba diversas áreas de uma organização, como marketing, vendas e serviços de atendimento.

Por que o CRM é importante em uma empresa?

A ferramenta organiza as informações de contas e contatos em tempo real, simplificando todo o processo e economizando tempo. Ao invés de lembretes em papéis ou planilhas complexas, as informações são passadas como leads para toda a equipe. Podendo atualizá-las em qualquer momento de forma rápida e eficaz, pois o armazenamento é feito em apenas um lugar.

E como podemos implantar as estratégias de gestão de relacionamento com o cliente?

Bom, para construir uma relação transparente e duradoura com o consumidor, é preciso seguir os quatro passos da gestão de relacionamento com o cliente.

O primeiro trata-se da identificação de cada consumidor.

Aqui, é preciso conhecer a sua identidade, local onde mora, sua maneira de contato preferida, suas necessidades, interações realizadas na empresa (incluindo reclamações), entre outros. Apesar de ser um grande desafio, a identificação do cliente é o fator principal de qualquer iniciativa de relacionamento!

Feito isso,  é preciso diferenciar cada cliente para sabermos com quais vale a pena investir em uma relação duradoura. O objetivo aqui é encontrar clientes de maior valor e de maior potencial. Na gestão de relacionamento com o cliente, é preciso escutar as sugestões, reclamações e dúvidas de cada consumidor. Feito isso, é possível bolar estratégias para se antecipar às necessidades do comprador.

A partir do momento em que diferenciamos cada cliente, é preciso incentivá-lo a interagir com a empresa. Para isso, é necessário criar estratégias para personalizar cada vez mais os serviços e produtos oferecidos a esse consumidor. Ele precisa ver vantagem em continuar com você. As redes sociais são importantes alinhadas da interação. Invista nisso!!

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Quais os benefícios que o Big Data gera para sua gestão fiscal?

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Os benefícios do Big Data já estão mais que comprovados. Utilizado até por órgãos públicos para combater a sonegação fiscal, é a mais poderosa ferramenta para auxiliar a tomada de decisões e prever comportamentos.

1. Os benefícios do Big Data ao evitar evasão de clientes

O termo Big Data já nos sugere o seu significado. Trata-se da coleta, armazenamento e tratamento de volumes de dados em escala colossal. Tais dados, por estratégicos que são, ao serem compilados e estruturados, servem de base para adoção de medidas visando a redução de perdas.

A Secretaria de Fazenda gaúcha utilizou volumes maciços de dados de contribuintes como forma de aumentar a arrecadação. O desafio consistia em usar um volume gigantesco de informações financeiras de empresas que estavam sonegando impostos.

O resultado da implementação da tecnologia permitiu que a secretaria passasse a processar em segundos informações que antes levavam horas ou dias para serem extraídas.

Desta forma, dezenas de setores da economia do estado da Região Sul puderam ser mapeados, ajudando a identificar fugas no padrão de arrecadação.

Estas modificações, portanto, serviram para a detecção de possíveis fraudes, possibilitando a antecipação de medidas no sentido de garantir o recolhimento dos tributos. Afinal, mais vale um contribuinte que paga, mesmo que de forma coercitiva, do que um que sonega impostos.

2. É possível prever comportamentos por meio de dados

Existem decisões que não são possíveis de serem tomadas sem antes o processamento de grandes volumes de dados. Um dos exemplos que se aplicam nesse sentido é na antecipação de fraudes.

Empresas que contam com o Big Data podem se antecipar a desvios, graças à análise de uma gama de informações que, tomadas isoladamente, não fariam sentido.

Um banco de dados poderoso o bastante pode reorganizar dados, detectando eventuais tendências que se consubstanciam em fraudes, como as que acontecem por causa de boletos não registrados.

Como a tributação é sempre vinculada a prazos, garantir o recebimento de pagamentos é crucial. Esta garantia pode ser obtida ao prever comportamentos que só são identificados com o processamento de um grande volume de dados pessoais.

3. A segurança das informações é preservada

Investir na segurança de dados é outro ponto que deve receber a maior atenção em empreendimentos de pequeno e médio porte. Se tratando de empresas concorrentes em busca de dados sigilosos, resguardar as informações estratégicas é decisivo.

O Big Data, nesse sentido, atua como uma ferramenta preventiva. Embora firewalls e outros dispositivos de segurança virtual até certo ponto sejam eficazes contra invasores, contar com o apoio de um sistema preventivo é muito melhor.

Os dados coletados junto a outras ferramentas de análise torna possível a prevenção de ameaças iminentes. A segurança da informação, em vez de ser passiva, passa a ser também ativa.

Esta forma de preservar dados ativamente é possível graças à detecção de comportamentos de acesso suspeitos ou maliciosos. A mineração full time de dados é extremamente útil, já que potencializa ações que não seriam viáveis sem a coleta de informação em massa.

4. O uso do Big Data traz ótimos resultados

A retenção de clientes é um dos maiores desafios enfrentados por empresas que prestam serviços e vendem produtos. Prever comportamentos que levem clientes a abandonar carrinhos de compras virtuais é uma das vantagens que o Big Data oferece.

Um exemplo de uso bem sucedido do Big Data foi dado pela Caesar, empresa de jogos que utilizou um banco de dados organizado para evitar a perda de clientes.

Com o Big Data, foi possível evitar que jogadores que acumulassem muitas perdas deixassem de voltar, através do oferecimento de refeições enquanto ainda estavam nas máquinas.

Outro caso interessante foi o time de basquete Phoenix Suns, da poderosa liga de basquete norte americana, a NBA. Utilizando um sistema chamado Precision Market Insights, a direção da equipe pôde segmentar melhor suas ações promocionais.

Isto foi possível através da coleta de informações sobre onde moravam os compradores de ingressos, percentual de fãs de outras cidades e frequência de combinações entre comparecimento a jogos e treinos.

Existem muitos outros casos de sucesso de empresas que fizeram uso do Big Data e tiveram resultados espetaculares. São exemplos que, se readaptados com coerência, podem alavancar os negócios de uma forma antes inimaginável!

 

Os benefícios do Big Data tendem a se estender por muitas outras atividades produtivas. Empresas que desenvolvem uma cultura de gestão baseada em dados massivos certamente estarão anos luz à frente da concorrência.

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Como organizar a rotina de um escritório?

Muitas empresas contábeis ainda são adeptas do papel e por conta disso perdem muito tempo na organização da rotina e dos processos envolvidos do negócio.

Esse apego e a falta de uma rotina organizada pode prejudicar um escritório, seja na perda de tempo ou por erros mais graves.

Para que isto não ocorra e o escritório não perca clientes importantes, é importante organizar a rotina da contabilidade.

Primeiro, faça uma limpeza em todo o escritório, descarte os papéis que não são mais necessários, separe documentos por categoria e organize todos os clientes por pastas. Assim, os documentos não ficarão misturados e será possível ter um trabalho mais produtivo. Logo, separe as tarefas de cada funcionário, para que cada um seja responsável por uma área, tendo a facilidade de cumprir os prazos e obrigações.

Além disto, ter um calendário online para organizar as atividades a serem cumpridas ajuda com prazos importantes. E para que a organização seja completa, automatize os processos que permitem isso, assim a equipe levará menos tempo para completá-los.

Essa automatização pode ocorrer desde um calendário online – como citado acima -, quanto com um software de gestão.

O uso da tecnologia completará a organização da contabilidade, ajudando no controle e verificação de toda a rotina de processos!

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Frente de Caixa – PDV

O que significa?

PDV é a sigla para Ponto de Venda e pode tanto sinalizar um local físico de venda, quanto um software de vendas.

Quando ouvimos falar de Frente de Caixa – PDV, estamos falando daqueles sistemas de finalização e pagamento de vendas, muito comuns em mercados e lojas de varejo.

Estes sistemas normalmente tem integração direta com o controle de estoque e emissão de documentos fiscais da empresa, como NFCe. Além disto, permite a conexão com uma máquina de pagamento de cartão de crédito ou débito, ou seja, o Frente de Caixa – PDV é uma forma de automatizar o processo de finalização de venda em um comércio varejista.

Benefícios do Sistema Frente de Caixa

O sistema Frente de Caixa – PDV é estruturado em três processos ou ferramentas:

  1. O Terminal, que é onde fica a máquina com integração no pagamento do cartão, a caixa registradora e a impressora de documento fiscal.
  2.  O sistema, que integra o Frente de Caixa com os processos de controle de estoques e finanças em uma única interface.
  3. E o controle financeiro, que comunica diretamente com bancos e estrutura de forma automática entradas e saídas da empresa.

Além desta ferramenta, são inúmeros os benefícios da implantação de um sistema Frente de Caixa – PDV para os varejistas. Ele traz para as empresas agilidade no processo de finalização das compras e no atendimento ao cliente, além de fortalecer a atração e fidelidade do cliente, uma vez que seu atendimento acontece de forma ágil, reduz o risco de erros e falhas, pois a integração e automatização de processos alimenta dados de diversos setores da empresa.

Para aproveitar melhor os benefícios trazidos por tal modelo de sistema e atendimento, alinhe as suas funcionalidades à um bom atendimento dos seus colaboradores. Invista treinamento de seus funcionários, para que o seu atendimento seja ágil e não traga desconforto para os clientes!

 

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