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A importância do Backup

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A importância do Backup – A cópia de segurança.

Ninguém espera que algo possa acontecer, como uma queda de energia que possa vir a queimar seu servidor, alagamentos, vírus ou qualquer outro fator que possa ocorrer que perca seus dados primordiais.
O backup existe como forma de prevenir que os arquivos sejam apagados acidentalmente, seja por falha física ou humana. Essa ferramenta garante a integridade dos dados, configurações, banco de dados e arquivos de usuários.

Como exemplo prático relacionado ao sistema, ele grava suas entradas de notas fiscais, vendas, dados de crediário, contas a receber e a pagar, entre outros dados.

Mas para um backup funcionar de maneira correta, duas coisas devem ser levadas em consideração:

  1. Um sistema de backup: nesse caso o Copy Prosystem pode te ajudar, pois na instalação de seu sistema é configurado, como procedimento padrão, o backup completo do sistema, sendo realizado periodicamente e gravado no HD interno do seu computador;
  2. Uma mídia confiável: apesar do Copy executar a gravação dos dados no seu HD Interno, recomendamos que uma cópia adicional seja realizada em uma mídia externa, como um Pen-drive ou HD, de no mínimo 64GB de armazenamento.

Visto que, em caso de dano irreversível em sua máquina, a mídia externa te livrará de transtornos com perdas de dados. Para sua segurança, não perca tempo! Entre em contato com o nosso suporte e solicite a configuração do seu backup externo!

 

 

Mudança no prazo de cancelamento de NFC-e
Confira nosso ultimo newsletter sobre a mudança do prazo de cancelamento da NFC-e.

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Sua empresa tem processos da qualidade ou qualidade nos processos?

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Vimos que, às vezes, colocamos a qualidade como “uma atividade a mais” nos processo e isso faz com que seja mais difícil criar hábitos da qualidade nas pessoas e tudo para de ser executado após a auditoria. Por isso, nós devemos garantir que as atividades estejam incorporadas na rotina das pessoas, como parte complementar do que os colaboradores já faziam antes.

Porém, nós sabemos que isso só vai dar certo se toda a empresa estiver remando para o mesmo lado, quando a qualidade fizer parte dos planos da empresa, quando a organização coloca forças para trabalhar com a qualidade da mesma forma que colocam forças para vender seus produtos e serviços. Afinal, queremos a satisfação do cliente, não é?

Quando implantamos qualquer norma, estamos criando um sistema de gestão. Um sistema de gestão é um conjunto de boas práticas que funcionam como engrenagens para a organização atingir seus objetivos.

O problema é que, além de estabelecer esses objetivos, também precisamos fazer um planejamento de como alcançá-los, considerando o que precisa ser feito, por quem, como, quando e de que forma o resultado dessa ação será avaliado. Ou seja, o objetivo só será alcançado se o trabalho for direcionado a ele. E aí vem o problema: como trabalhar para isso se já temos tanta coisa para fazer?

Sistema de Gestão

É por isso que a decisão de ter ou não um SGQ é totalmente estratégica: ou trabalhamos a favor disso, ou a favor de outras coisas. O trabalho de implantação da norma é árduo e só vale a pena mesmo se isso estiver alinhado com a estratégia da empresa.

Se você não tem planejamento estratégico para sua empresa, a norma cuida disso também: antes de mais nada, de pensar em política e objetivos, ela assegura que você faça a avaliação do contexto da sua empresa. Você avalia fatores internos e externos, necessidades e expectativas das partes interessadas, e os objetivos estratégicos começam a surgir! Você define os limites do seu sistema de gestão e quais processos serão atingidos. Logo em seguida, a empresa precisa definir o que significa a qualidade dentro desse contexto e, aí sim, os objetivos.

A escolha por um sistema de gestão deve vir junto com uma mudança de mentalidade da organização inteira (ou com um reforço da mentalidade já existente!). Já ouvimos falar de quantas empresas que tem um sistema de gestão “de fachada”, apenas para ter um certificado? quando a estratégia é realmente a direcionadora do trabalho da empresa e a satisfação do cliente está presente nessa estratégia, não tem cultura ruim que derrube! Os objetivos começarão a fazer sentido e a qualidade acontecerá naturalmente na sua empresa.

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Nova versão NFe 4.0

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Com diversas demandas, alterações estratégicas e correções que surgem ao longo dos tempos, a NFe está em constante atualização. E através desses upgrades, a Secretaria da Fazenda otimiza a fiscalização e os processos de emissão das empresas. Desde os últimos meses do ano passado, passamos do ambiente de homologação para o prático da NFe 4.0, e as empresas fabricantes de ERPs tem se desdobrado para atualizar seus softwares e atender todos os requisitos da obrigatoriedade.

Dentre as principais mudanças que a NFe 4.0 carrega e que afetam as atualizações dos softwares de gestão estão:

  • O protocolo TLS 1.2 ou superior, tornando vedado o uso do protocolo SSL como padrão de comunicação, como ocorria anteriormente.

Com o TLS 1.2 ou superior, há maior segurança do processo, o que não era possível anteriormente devido à vulnerabilidade do SSL.

  • Alterações nos campos quanto ao Fundo de Combate à Pobreza (FCP) para operações internas ou interestaduais com Substituição Tributária (ST) .

As fabricantes de ERPs ou soluções de gestão fiscal, deverão alterar o layout da NF-e 4.0 para que se possa identificar o valor percentual de ICMS referente ao Fundo de Combate à Pobreza, previsto no artigo 82 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias da Constituição Federal.

  • O campo indicador da forma de pagamento também recebeu atualização, onde, a partir de agora, integrará o Grupo de Informações de Pagamento, que prevê o preenchimento com o valor de troco.
  • Também será necessário informar o meio de pagamento, se: dinheiro, cheque, cartão de crédito ou de débito, vale alimentação, entre outros.
  • As regras de validação de atendimento também sofreram alterações – no Grupo Identificação da Nota Fiscal Eletrônica, agora pode-se preencher o campo indicador de presença (indPres) com a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), como no caso de vendedores ambulantes.
  • O Grupo X – Informações do Transporte da NF-e conta com novas modalidades de frete, além de um novo grupo chamado rastreabilidade de produto (Grupo I80), que permitirá rastrear qualquer produto sujeito a regulações sanitárias: medicamentos, bebidas, itens veterinários, defensivos agrícolas, etc.

Devido a tantas mudanças, os grandes players de soluções de gestão empresarial têm realizado as entregas dos novos pacotes de atualizações do layout para NFe 4.0, agora no início do ano, e estas precisam ser aplicadas o quanto antes para que as empresas não sofram consequências. A desativação da versão 3.10 do layout anterior da nota está prevista para 02/07/2018 e a partir dessa data, o governo não irá mais aceitá-la.

E aí, a sua empresa já se preparou? Conta pra gente!

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O poder da centralização das informações automatizadas

A organização fica mais intensa

Quando todas as informações do negócio ficam centralizadas em um determinado ponto, a organização é um dos pontos mais favorecidos. Não havendo informações perdidas ou ocultas em outros lugares, é possível manter tudo em ordem de maneira prática.

Isso diz respeito tanto à organização do que já existe como, principalmente, em relação à entrada de dados. Assim que as informações empresariais são registradas, elas podem ser categorizadas e organizadas, contribuindo para a estruturação.

Isso facilita encontrar qualquer informação desejada, além de contribuir para a segurança ao evitar a perda de dados.

Os processos se tornam mais rápidos

Com a centralização de informações, as equipes conseguem fazer uma conexão muito mais efetiva de dados.

Imagine, por exemplo, os registros de clientes e do negócio. Com a centralização, é muito mais fácil cruzar as informações dos consumidores com os dados de vendas, criando perfis completos de consumo.

Tudo isso evita a perda de tempo na procura por questões específicas, além de oferecer maior visibilidade. Com isso, todos os processos, inclusive o de tomada de decisão, ficam rápidos e dinâmicos.

A confiabilidade nos registros aumenta

Quando as informações empresariais ficam pulverizadas, não é possível ter controle total sobre quais são as modificações nos registros ou mesmo se os dados estão devidamente guardados.

Com isso, há uma confiança menor quanto às características das informações. Na hora de usá-las, normalmente é necessário recorrer a conferências e retrabalhos, o que gasta tempo e dinheiro.

Porém, com a centralização há um número maior de olhos sobre os elementos, o que garante que eles sejam adequados e protegidos, oferecendo confiabilidade para todos que os utilizam.

A integração entre setores é facilitada

A comunicação interna é um elemento que merece atenção especial por parte da empresa. Atualmente, um setor não obtém resultados ou sofre com efeitos de forma isolada. Tudo está interligado, então é necessário estabelecer esse relacionamento de maneira consistente.

Mas como é possível chegar a esse resultado se cada setor fala um “idioma” e usa informações diferentes? Sendo assim, a centralização permite uma unificação da comunicação, favorecendo o relacionamento entre setores diferentes.

Por meio desses dados, setores de venda, marketing e logística, por exemplo, conseguem tratar das mesmas questões e se comunicar com maior clareza.

A acessibilidade passa a ser favorecida

Se todos os dados estão reunidos em um só lugar, todas as pessoas autorizadas podem acessá-los conforme for conveniente. Não é necessário fazer solicitações e depender da busca e fornecimento de informações.

Com isso, tudo se torna mais democrático e acessível, além de dinâmico e funcional. Desse jeito, diferentes níveis de hierarquia e equipes com focos distintos conseguem acessar as mesmas informações, permitindo o desenvolvimento e a construção de soluções benéficas para o negócio.

Centralizar informações empresariais é fundamental para a comunicação e conquista de resultados. Graças a ela, tudo fica rápido, organizado e extremamente funcional, então vale a pena investir nessa abordagem.

 

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