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Gestão da Informação

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A Gestão da Informação é um processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações, independentemente do formato ou meio em que se encontra (seja em documentos físicos ou digitais).

Hoje dentro das empresas está sendo um trabalho difícil coletar, organizar e processar informações, pois estamos na transição do papel para o digital. As empresas ainda estão presas no uso do papel, o que pode deixar as documentações mal estruturadas (nota fiscal, contratos e etc). A digitalização veio como forma de ajudar a preservar esses documentos, mas ainda assim algumas empresas não organizam de forma correta.

Nesta transição, a Gestão de Informação veio para ajudar a por esses documentos de forma organizada e segura para ajudar no bom funcionamento dos negócios. Ela promove uma boa agilidade para buscar e recuperar esses documentos. A Gestão de Informação é um ótimo processo para ajudar na organização da empresa.

Para ter uma boa Gestão de Informação aposte numa equipe bem qualificada e antenada em tecnologia, que tenha flexibilidade e consiga lidar com as adversidades desse processo, ele vai ajudar muito no seu trabalho do dia a dia, mesmo que no início pense que ele só veio para atrapalhar, depois irá perceber os benefícios que ele traz.

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O que é antecipação de recebíveis?

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Antecipação de recebíveis é um recurso que permite a empresa a adiantar um recebimento de valores que só chegaria até ela mais tarde.

Com esse recurso, a empresa tem a vantagem de receber o dinheiro que de qualquer forma seria destinado a ela, e ira pagar com juros menores do que de um empréstimo. O que pode ajudar a empresa a pagar dívidas urgentes.

Exemplo, um dono de uma fábrica de sapatos fez uma grande venda, o cliente parcelou em 8 vezes com o primeiro desembolso em 45 dias. Nesse caso, você pode recorrer á antecipação de recebíveis e obter os valores de uma só vez.

Não confunda antecipação de recebíveis com empréstimo. Empréstimo é o gestor pedir para desembolsar um dinheiro que não é dele e depois “devolver” com juros, e no final a empresa paga um valor mais alto do que pegou, devido aos juros. Já a antecipação de recebíveis é a empresa embolsar um dinheiro que será dela em breve, então ficará mais fácil de retornar.

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O que é gestão?

Gestão significa gerenciamento, administração, onde existe uma instituição, uma empresa, uma entidade social de pessoas, a ser gerida ou administrada.

O objetivo é de crescimento, estabelecido pela empresa através do esforço humano organizado, pelo grupo, com um objetivo especifico. As instituições podem ser privadas, sociedades de economia mista, com ou sem fins lucrativos.

História:

A gestão surgiu quando após a revolução industrial, os profissionais decidiram buscar solução para problemas que não existiam antes, usando vários métodos de ciências, para administrar os negócios da época o que deu inicio a ciência da administração, pois é necessário o conhecimento e aplicação de modelos e técnicas administrativas.

A gestão é um ramo das ciências humanas porque tratam com grupo de pessoas, procurando manter a sinergia entre elas, a estrutura da empresa e os recursos existentes.

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O poder da tecnologia na gestão de estoque

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Se você está com dificuldade para fazer a boa gestão da logística da empresa, está tendo erros com pedidos, perdas de produtos e reclamações nas entregas estão se tornando algo comum, então está na hora de usar a tecnologia na gestão de estoque da empresa e torná-la competitiva no mercado.

O uso da tecnologia como forma de melhorar processos e oferecer mais benefícios para os clientes não é uma novidade. Existem diferentes softwares e soluções no mercado voltadas para o controle de estoque e processos logísticos da empresa. Seu uso leva à automação e otimização das atividades da área, gerando melhores resultados e diversos ganhos.

Dessa forma, a Prosystem separou os benefícios gerados pelo uso da tecnologia na gestão de estoques e como aproveitá-los! Se liga:

Visão integrada da cadeia logística

O primeiro benefício de contratar um software de gestão focado na logística do negócio é a possibilidade de ter uma visão integrada de toda a cadeia logística, desde compra de insumos, produção de produtos, embalagem, armazenamento, até a distribuição final para o cliente. Isso permite que o gestor acompanhe o funcionamento da área identificando pontos de melhoria e aperfeiçoamento.

Por exemplo, é possível avaliar se o tempo médio de estoque dos produtos está adequado ou se é necessário reduzir a produção, se os insumos estão sendo bem aproveitados ou se há perdas que estão aumentando os custos da área.

O software é usado para automatizar atividades manuais, portanto, não é necessário se preocupar em executar e imputar todos os dados no sistema. Ele faz isso sozinho, basta a configuração inicial de parâmetros.

A economia de tempo gerada permite que o gestor e a equipe foque em melhorias no processo e em atividades chave do negócio.

Processos rápidos e sem erros

Com a automação das ações manuais, erros comuns por falta de atenção e descuido são eliminados, o que significa que os resultados não serão comprometidos por eles.

Além disso, a velocidade dos processos aumenta, uma vez que são máquinas executando as tarefas, trazendo mais eficiência para o negócio.

Isso permite organizar melhor a equipe e suas tarefas, ​focando nas atividades essenciais e que não podem ser executadas sem atenção, como a separação de pedidos e preparo para entregas, bem como o manuseio de produtos e equipamentos.

Redução de custos

Como falamos, os erros causados por atividades humanas são reduzidos, ou seja, os custos dessas falhas também são menores. Além disso, com processos mais rápidos e eficientes, a empresa reduz os gastos com pessoal, uma vez que a capacidade de produção de registros e atividades aumenta.

Outra tecnologia que auxilia na redução de custos da empresa é a Internet das Coisas (IoT). Essa novidade permite que máquinas “se comuniquem” por meio da internet, enviando dados de forma constante para um sistema e realizando atividades inteligentes.

Um exemplo disso para a gestão de estoque é a possibilidade de usar sensores que avaliam a temperatura do ambiente e a modificam conforme a necessidade dos produtos armazenados, evitando perdas.

Além disso, muitos sistemas fornecem relatórios que melhoram a previsão de compra e gestão de insumos e produtos, o que também contribui para a redução e perda desses materiais no estoque e os custos gerados por ela.

Segurança de dados

Um medo comum de quem adota softwares de gestão e tecnologias diversas é o perigo de seus dados serem acessados por concorrentes e seus resultados comprometidos.

Esse risco é cada vez menor, uma vez que segurança da informação é uma prioridade no desenvolvimento de softwares, usando soluções de armazenamento em nuvem que necessitam de acesso por senha.

Além disso, é possível personalizar o acesso e visualização de cada nível de trabalho, permitindo que apenas gestores e pessoas responsáveis visualizem todos os dados da empresa.

Outro ponto importante é que como a maioria dos dados é gerada de forma automática, a garantia da precisão nas informações geradas é maior, garantindo que as informações usadas na tomada de decisão da gestão representem a realidade da empresa.

Aumento da satisfação de clientes

Se os processos serão feitos com mais precisão, isso significa que as entregas serão realizadas com mais produtividade, dentro de prazos e sem danificação de produtos, fazendo com que os clientes fiquem cada vez mais satisfeitos com a empresa.

Além disso, muitas vezes quando a empresa faz o controle manual do estoque, há vendas de produtos que pareciam estar disponíveis mas na realidade já estavam esgotados. Isso gera frustração nos clientes ou aumentam os custos da empresa, que precisa correr para conseguir o produto e entregá-lo no prazo.

Garantir a entrega e qualidade dos produtos é essencial para a aumentar a satisfação dos clientes, algo que leva a recompra, fidelização e indicação da marca no mercado, aumentando seus resultados de forma constante.

Maior competitividade

Por último, a adoção da tecnologia na gestão de estoque e logística da empresa é um diferencial que aumenta a competitividade do negócio no mercado.

Um software permite reduzir custos, otimizar processos e garantir maior satisfação dos clientes. Esses benefícios garantem que o desempenho da empresa seja competitivo, com melhores resultados e crescimento constante.

Além disso, com a visão integrada do negócio e os dados gerados pelo sistema adotado, é possível tomar ações mais assertivas e direcionar os esforços da empresa de maneira mais inteligente.

As informações da gestão do estoque facilita a compra de produtos, melhor uso do capital e até a precificação de produtos.

Um exemplo é que empresas que adotam softwares para fazer sua gestão reduzem os custos de produção e entrega dos produtos, portanto, elas possuem mais margem para queimar em momentos de promoção.

Essas são algumas das vantagens que a tecnologia trás para a gestão de estoque de um negócio.

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Desempenho do atendimento ao cliente

Tecnologias que contribuem para o serviço

No call center, URAs que fazem reconhecimento de voz e direcionam o atendimento do cliente podem diminuir o fluxo de ligações e ainda solucionar demandas de baixa complexidade dos clientes de forma muito mais rápida.

Além delas, outros robôs de inteligência artificial, como os chatbots, também podem tornar a experiência de atendimento muito mais ágil e envolvente. Instalados nas redes sociais, eles fazem o atendimento e oferecem links para a venda direta, entre outras funcionalidades.

Atendentes altamente capacitados e com autonomia

Para que um atendimento seja feito com qualidade, os atendentes devem ser constantemente treinados e terem autonomia para tomar decisões que podem ser cruciais para a satisfação do cliente.

Adotar um calendário de treinamentos e uma gestão do conhecimentopermite que a empresa valorize a troca de conhecimento interna. Além disso, essas medidas diminuem o índice de erros, o retrabalho e evitam que o conhecimento fique concentrado em poucos funcionários.

Eficiência e agilidade no atendimento

A agilidade do atendimento e seu índice de sucesso são pontos de extrema importância para o cliente. Sendo assim, a interação de outros setores da empresa com o atendimento deve ser agregadora.

Uma das formas de entregar estas características para o cliente nos canais de atendimento é criando uma CSC, ou Central de Serviços Compartilhados, na qual vários serviços internos são oferecidos de forma mais rápida para o atendimento, que, por consequência, soluciona mais rapidamente as demandas dos clientes finais.

Monitoria da qualidade e resultados do serviço

Se o atendimento e os demais setores possuem uma interdependência, é natural que seus indicadores de desempenho e avaliações sejam afetados pelo desempenho de todos.

Um cliente pode avaliar o atendimento de forma negativa por não ter recebido seu produto dentro do prazo estabelecido. Nesse caso, a falha pode ser atribuída ao setor de logística, mas a nota dos dois setores terá sido afetada negativamente.

Para entender a razão do descontentamento do cliente e saber quais pontos precisam de melhorias, é muito importante realizar pesquisas de satisfação e determinar indicadores de desempenho considerando essas relações comuns.

Pesquisa de satisfação

A pesquisa de satisfação deve ser aplicada em momentos certos da interação com o cliente, sendo elaborada com perguntas objetivas, que possam ser tabeladas, e tendo uma regularidade que torne seus resultados fidedignos.

Uma das pesquisas mais eficientes é a NPS, ou Net Promoter Score, onde o cliente é questionado, de acordo com o setor ou serviço que acabou de utilizar, se ele indicaria a empresa para um amigo.

Indicadores de desempenho do atendimento ao cliente

Os resultados das pesquisas de satisfação podem ser convertidos em um indicador de performance. Além dele, outros índices que podem ser relevantes para a gestão são aqueles que indicam o volume de interações, como número de vendas ou números de soluções dadas.

Aqueles que atestam a eficiência operacional também podem indicar a qualidade do atendimento. Verificar quantas abordagens foram necessárias antes de uma venda também é fundamental.

Entender a importância do setor de atendimento ao cliente é mais um passo para que as estratégias da empresa sejam direcionadas para a satisfação dos seus consumidores e, por consequência, mirar em resultados que cresçam de forma regular e sólida.

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Princípios para ter uma rede de farmácias competitiva

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Com o cliente cada vez mais exigente e o mercado cada vez mais competitivo, esses são alguns tópicos que fazem uma rede de farmácias continuar em constante evolução.

  • Grupo de participantes integrados e comprometidos com o modelo Farmácias com boa saúde financeira lojas com padronização interna e externa;
  • Central com estrutura profissional para dar suporte aos associados;
  • Com integração de dados;
  • Eficiência na comunicação Lay-out único para todas as lojas;
  • Com consultor ou supervisor de lojas;
  • Com gestão de marketing;
  • Reconhecida pela Indústria e Distribuidor;
  • Com gerenciamento de convênio central de compras
  • Com Gestão de qualificada;
  • Software de gestão com aplicativos gerenciais que permitem análise dos indicadores do negócio;
  • Farmácia com integração de dados e possibilidade de reposição automática de produtos. Just in Time;
  • Lay-out voltado para o auto-serviço e Serviços Farmacêuticos;
  • Gestão financeira profissional Gestão financeira profissional;
  • Estar associada a uma marca forte;
  • Não dependente apenas da venda de similar, mas fortalecer o trabalho farmacêutico sobre essa categoria de medicamentos;
  • Comunicação e diálogo com o paciente;
  • Padronização da rede conceito de loja + farmácia = estabelecimento de saúde;

Vamos colocar em prática?

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5 erros no fluxo de caixa que comprometem a gestão

Você sabia que erros no fluxo de caixa é considerado uma das principais causas da falência precoce de muitas empresas brasileiras? Afinal, a maneira como os recursos são administrados garantirão o sucesso do negócio. Assim, o controle do fluxo de caixa torna-se uma importante ferramenta para analisar a movimentação e desempenho da empresa.

Pensando nisso, a Prosystem seleciona para você os 5 erros no fluxo de caixa mais comuns que podem comprometer a gestão de uma empresa.

Não categorizar

As informações extraídas do controle de fluxo de caixa poderão contribuir para a tomada de decisões na empresa com maior segurança. Mas, para isso, é preciso fazer o que alguns chamam de “planos de contas”. Que seria separar os gastos em grupos e categorias de forma que seja possível saber em quais pontos os gastos podem — ou não — ser reduzidos. Assim também deve ser feito com as entradas.

Trabalhar com previsões não realistas

Se tratando de negócios, o otimismo não é uma ferramenta muito coerente, não é verdade? Os dados de movimentação de fluxo de caixa acumulados pela empresa podem orientar as tendências para os próximos períodos. Mas as anotações e sua análise precisam ser realistas, levando em conta aspectos inerentes ao negócio e as suas reais condições de alcançá-las. Evitando futuros erros no fluxo de caixa.

Não atualizar constantemente o fluxo de caixa

O controle de fluxo de caixa deve considerar mesmo os pequenos gastos e entradas. Portanto, é interessante que a atualização seja diária. Com o intuito de representar a real movimentação financeira da empresa. Uma diferença pode parecer insignificante quando avaliada em um único dia. Mas terá importante representação no resultado mensal.

Contar com recursos futuros

Esse é um dos erros mais cometidos. Se uma venda é feita a prazo, por exemplo, a entrada do valor não pode integrar o fechamento do caixa. Até que seja efetivamente pago. Caso contrário, a empresa estará contabilizando um recurso que ainda não obteve, e com isso causar um descontrole no fluxo de caixa.

Não controlar os custos de produção

O controle dos custos influenciará diretamente no preço final do produto ou serviço. Por isso, é importante categorizá-los. Tanto os custos fixos, como os salários de funcionários, aluguel, tributos, quanto os variáveis devem ser considerados para que não haja um descontrole capaz de comprometer o faturamento.

Confundir as contas pessoais com as contas da empresa

Esse é um dos piores erros no fluxo de caixa. Nesse ponto, é preciso uma boa dose de disciplina e bom senso para controlar o caixa. De modo que quaisquer saídas estejam previstas no planejamento mensal do fluxo de caixa. Afinal, o caixa da empresa não é uma conta pessoal do qual se possa fazer saques livremente, não é mesmo?

A boa notícia é que, atualmente, existem softwares que podem contribuir com a gestão do fluxo de caixa do seu negócio.

E aí, o que achou deste post?

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4 dicas essenciais para o seu negócio atacadista

Adotar a gestão por indicadores em um negócio atacadista amplia o controle e a eficiência de processos, favorecendo ganhos de performance. Por meio dela, é possível delimitar índices e medidas para avaliar a excelência dos resultados e processos de vendas, marketing, relacionamento com o cliente etc. E com a análise conjunta deles, dá para descobrir o nível de efetividade das rotinas da empresa e se os resultados condizem com o esperado.

Definindo indicadores de desempenho para cada setor, as chances de obter sucesso na gestão do negócio se ampliam. Porém, a implantação desse modelo deve ser feita com planejamento e boa pesquisa para descobrir indicadores que realmente podem entregar resultados.

1. Selecione indicadores individuais, grupais e setoriais

Para adotar uma gestão baseada em KPIs (Key Performance Indicators), ou indicadores-chave de desempenho, é importante escolher métricas individuais, grupais e setoriais. Isso para que seja possível entender a performance de cada funcionário, equipe e dos setores dentro da empresa.

Isso favorece a identificação de problemas específicos, facilitando a correção deles rapidamente.

2. Adote diferentes tipos de indicadores

É importante adotar distintos indicadores para ampliar o conjunto de análises organizacionais. Os mais usados são:

  • Indicadores de produtividade: ajudam a mensurar a produtividade de colaboradores, equipamentos, equipes, entre outros. Permitem descobrir o grau de eficiência no aproveitamento de recursos em relação às entregas e resultados obtidos dentro de um período específico (geralmente por hora). Por exemplo, o índice de produtividade homem/hora;
  • Indicadores de capacidade: avaliam a capacidade dos processos da empresa, como a produção de produtos e serviços, o empacotamento de mercadorias etc. Também consideram um limite de tempo;
  • Indicadores estratégicos: ajudam a entender a situação da empresa, seja no aspecto externo ou interno, em relação a metas e objetivos previamente traçados. Servem como comparativos entre os planos da empresa e a situação dela.
  • Indicadores de qualidade: permitem avaliar o grau de conformidade entre processos, produtos e serviços em relação a padrões de qualidade preestabelecidos. Por exemplo, níveis de avarias, de descartes de produtos por quedas ou por prazos de validades expirados entre outros;

3. Implemente indicadores amplos e segmentados

Além de adotar indicadores para equipes, funcionários e setores, é importante que eles sejam segmentados. Por exemplo, o valor do ticket médio ajuda a descobrir os clientes que mais contribuem com o sucesso da sua empresa atacadista, sendo específico da área de vendas. O mesmo vale para a taxa de sucesso em vendas.

Também é interessante adotar indicadores que considerem grau de satisfação dos clientes atendidos, sejam eles externos ou internos.

4. Informe os indicadores aos colaboradores

A adoção de indicadores permite maior transparência e clareza na comunicação de resultados aos funcionários, pois, utilizando termos numéricos, fica mais simples avaliar a performance individual, grupal ou setorial.

Sendo assim, é fundamental que todo gestor mantenha seus liderados conscientes dos números que correspondam a seus desempenhos, para que possam corrigi-los se estiverem abaixo do esperado.

E aí, gostou?

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Você sabe quando é o momento de trocar o software de gestão da empresa?

Com a velocidade da modernização em um mundo cada vez mais globalizado, a experiência digital pode ficar defasada, sinalizando a hora de trocar o software de gestão. Para assegurar que o planejamento estratégico da empresa não sofra prejuízo, é preciso identificar o momento certo para fazer a substituição. Então, continue lendo que a Prosystem vai te explicar!

1) Má qualidade de atendimento

Se o atendimento da empresa que desenvolve o software apresenta problemas, saiba que você está diante de um grande problema. Afinal, a expertise do projeto pertence aos desenvolvedores e é preciso que o suporte técnico seja oferecido de forma contínua e profissional.

Tickets não respondidos, ligações ignoradas, atendimento preguiçoso e imperícia são sinais de que manter esse relacionamento poderá prejudicar a empresa, visto que, sem a ajuda necessária, um imprevisto ocorrido pode se transformar em um terrível pesadelo.

2) Falta de funções essenciais

Ao optar por um software de gestão, você faz questão de que ele se encaixe na realidade de sua empresa, suprindo as necessidades de acordo com as prioridades estabelecidas. E com o passar do tempo, sua empresa muda e os processos internos tendem a ganhar caminhos diferentes. Quando o sistema atual não consegue se moldar de acordo com as transformações operacionais ocorridas, pode ser a hora de selecionar um outro prestador de serviços.

3) Alto custo de manutenção

Quando uma empresa opta pela implementação de um sistema de gestão, trata-se de um investimento calculado para proporcionar retorno em médio e longo prazo. Se a cada manutenção você percebe que sua investida está causando muitos mais gastos do que economia, a decisão de manter o sistema pode comprometer a estratégia da corporação. Pesquise sempre. Fazer orçamentos com outros desenvolvedores ajudará a comparar os seus gastos e confirmar se vale a pena trocar o software de gestão.

4) Dificuldade de integração

Como sabemos, a realidade de uma empresa pode mudar até mesmo de forma radical. Se o seu software não consegue acompanhar o estado atual da companhia, de nada adiantarão suas ações para aumentar a produtividade dos colaboradores.

Deste modo, busque um sistema que integre todos os departamentos, descentralizando as informações. A presença de muitos programas que trabalham de maneira independente em relação aos outros dificulta a gestão dos dados. Esse é um grande sinal de que você precisa procurar uma solução mais prática e integrada, facilitando os procedimentos e colaboração entre funcionários.

E aí, te ajudamos? Deixe seu comentário!!

 

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Assessment: o que é e qual a sua importância na vida profissional

Método que ajuda na avaliação de competências técnicas e comportamentais do profissional, quando aplicados por um bom profissional, o Assessment pode fazer toda a diferença na carreira.

Assessment, em inglês, significa avaliação. Porém, no ambiente corporativo, esse termo vem sendo utilizado no conceito de gestão profissional. Segundo Madalena Feliciano, gestora de carreira da Outliers Careers, Assessment é avaliar competências, conhecer com maior eficiência e critério as pessoas, buscar autoconhecimento e gestão do conhecimento.

O processo consiste em uma avaliação detalhada de um colaborador ou de um grupo de colaboradores, a partir da cultura da empresa, conduzido por profissionais com o apoio de inovadoras ferramentas.

O Assessment ajuda na hora de oferecer soluções profissionais para avaliar o comportamento do colaborador – visando sempre auxiliar a sua identificação, desenvolvimento e potencial. “As ferramentas Assessment ajudam as empresas na hora de estabelecer metas para selecionar e recrutar, avaliar o desempenho dos colaboradores, medir o clima organizacional e criar planos de carreira. Elas servem para que o profissional perceba seus pontos fortes e as áreas a serem trabalhadas para melhorar ainda mais o seu desempenho profissional.

Essas ferramentas também são utilizadas com o propósito de melhorar os processos do dia a dia de um ambiente de trabalho, visando aumento da produtividade, aperfeiçoamento do relacionamento interpessoal entre chefes e subordinados e entre colegas de trabalho.

Outra vantagem em investir em Asssessment é a diminuição dos custos de contratação e demissão, já que se passa a conhecer melhor os colaboradores e seus desejos e metas!

Você já conhecia o Assessment? Conta pra gente!

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