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Folha de Pagamento

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A Folha de Pagamento é um dos principais motivos de dor de cabeça e a principal despesa da grande maioria das empresas. Muitos empresários têm dificuldade em gerenciar, organizar e realizar o controle desta área de sua empresa. É de extrema importância que os empreendedores deem a devida atenção para a Folha de Pagamento.

Para auxiliar os gestores e garantir que eles não tenham dor de cabeça com o pagamento de funcionários, a Prosystem separou este artigo para você! Confira:

Entenda a Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é a lista com soma dos valores de remuneração paga aos funcionários da empresa mensalmente. Tal documento tem a função de transformar as informações trabalhistas em dados contábeis. Por se tratar normalmente da maior receita de todos os empreendimentos tal área merece devida atenção dos empreendimentos.  Além disto os gestores precisam estar por dentro das leis trabalhistas e regras a serem seguidas. O não planejamento da Folha de Pagamento causa diversos problemas nos negócios, pois, pode levar muitas vezes ao endividamento ou até mesmo falência.

Invista em conhecimento e organização da Folha de Pagamento e fuja de dores de cabeça.

Veja dicas importantes para que o pagamento dos funcionários não seja um problema na sua empresa:

1 – Classifique o funcionário por categorias, como: comércio, indústria ou serviços

Ao classificar o funcionário por categorias isto possibilita a organização dos salários e pagamentos do funcionário.

Isto deve ser realizado, pois, cada categoria possui particularidades como piso salarial e algumas especificações para a remuneração.

2 – Levante os dados de frequências, como faltas, horas extras e afastamentos

Todos estes dados relacionados à folha de ponto do funcionário impacta diretamente no pagamento do mesmo.

Por exemplo, se um funcionário faltar e não justificar a falta pode ser realizado o desconto do dia faltado no valor do salário.

3 – Analise os descontos e impostos que rescindem sobre a Folha

Tenha cuidado e atenção com os descontos possíveis na folha de pagamento e impostos que recaem sobre a mesma.

Realize o cálculo com cuidado e fique atento à todas as informações sobre o que pode e o que não pode ser descontado.

4 – Automatize a organização da Folha de Pagamento

Busque um sistema de gerenciamento da folha de pagamento que facilite o processo de cálculo e documentação da folha de pagamento.

Isto também facilitará o processo de apresentação dos dados contábeis referente aos recursos humanos para a Receita Federal, pelo eSocial, por exemplo.

5 – Padronize os salários

Assim como a categorização dos funcionários, a padronização dos salários pode facilitar o cálculo e pagamento dos mesmos.

Realizar uma padronização de valores de acordo com a categoria ou área trabalhada também é uma excelente opção para organização e simplificação da Folha de Pagamento.

6 – Invista em auxílio profissional

Uma dica para que o empresário tenha organização e segurança no processo de cálculo e pagamento dos funcionários é investir em um profissional para isto.

Um contador é de extremo auxílio neste processo, pois ele saberá com plena certeza impostos, descontos, valores e possibilidades na folha de pagamento.

Para uma maior organização de horas de trabalho e informações referentes à benefícios, frequência e necessidades dos funcionários invista em profissionais contábeis e da área de RH.

E aí, alguma dúvida? Deixe seu comentário!!

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Entenda a obrigatoriedade do certificado digital para o eSocial

O que é o certificado digital?

Com a instituição do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) em 2007, os livros e documentos integrantes das escriturações contábil e fiscal deixaram de ser feitos manualmente e passaram a contar com um sistema informatizado e unificado de recepção, validação, armazenamento e autenticação.

Aquelas pilhas e mais pilhas de papéis foram eliminadas e o cumprimento das obrigações principais e acessórias passou a ser realizado e entregue de forma digital por meio do SPED. Mas para fazer a transmissão é obrigatório o uso do certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.

O certificado digital é uma tecnologia que garante autenticidade, confidencialidade e não repúdio às transações eletrônicas. Em outras palavras, trata-se de uma assinatura eletrônica com validade jurídica que confere mais segurança aos documentos e às transações realizadas no ambiente virtual.

Se antes exigia-se a assinatura do próprio punho autenticada em cartório, com o certificado digital nada disso é preciso. A ferramenta oferece aos documentos a mesma segurança jurídica de uma assinatura manual. Isso é possível pois os certificados digitais autenticam seus portadores para as pessoas, sites e outros recursos de rede, como servidores e roteadores.

Como funciona o certificado digital para o eSocial

O eSocial vem para substituir uma série de outras obrigações que são enviadas aos órgãos fiscalizadores de forma isolada. Ou seja, a nova obrigatoriedade passa a unificar e a padronizar tanto a transmissão quanto o armazenamento da prestação de contas referente às informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cuja responsabilidade de prestação é das empresas.

E onde entra o certificado digital no eSocial? Como o eSocial faz parte do SPED, o uso de uma assinatura eletrônica passa a ser obrigatória. Para empregadores domésticos, a exigência de enviar dados ao Sistema do eSocial já vigora desde 2015. E as novas obrigatoriedades valem para empresas que se enquadram no Simples Nacional com mais de 3 funcionários.

A aquisição do certificado digital é o primeiro passo no processo de adequação das empresas ao atendimento da exigência do eSocial. Na prática, ao assinar digitalmente as informações relativas às obrigações acessórias, a empresa encaminha aos órgãos fiscalizadores um arquivo que será transformado em um documento eletrônico.

O mesmo arquivo eletrônico é transmitido para o ambiente do eSocial, que, após verificar a integridade e a veracidade de todas as informações, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará à empresa empregadora.

O acesso ao sistema do eSocial e a transmissão apenas serão possíveis por meio do uso de um certificado digital. A empresa que deixar de enviar as informações no prazo fixado em lei ou que encaminhar os arquivos com erros ou omissões ficará sujeita às devidas penalidades legais.

Como a partir de 2018 o eSocial passa a ser obrigatório, é importante que a empresa comece o quanto antes a organizar as informações de seus empregados e adquira um certificado digital para envio dos referidos dados.

Qual o certificado digital mais adequado para envio das informações ao eSocial?

Tanto o certificado digital A1 quanto o A3 serão aceitos para a transmissão das informações ao sistema. Por exemplo, se a empresa já emite nota fiscal eletrônica (NF-e), poderá utilizar o mesmo certificado digital para o eSocial. O mesmo vale para escritórios contábeis que usam o padrão A3.

Veja abaixo as diferenças entre eles:

Certificado Digital A1

O arquivo com o certificado digital é armazenado no computador, que passa a conter uma chave privada. A chave pública é enviada com a solicitação de emissão. A validade do certificado A1 é de 1 ano.

Certificado Digital A3

A chave privada é armazenada em um dispositivo móvel, que pode ser um smart card ou um token. A validade do certificado A3 é de até 3 anos.

O detentor de um certificado digital precisa ficar atento a sua validade. Depois de expirado o prazo, é impossível enviar as informações exigidas, o que acarreta multas e outras autuações. Portanto, é necessário entrar em contato com a Autoridade Certificadora e requisitar a renovação do certificado digital.

O certificado digital é um investimento

Não pense que adquirir um certificado digital representa mais uma despesa, mas encare as novas exigências como um investimento que garantirá mais segurança aos processos da empresa, e como um facilitador na rotina de pessoas físicas e jurídicas.

Com a automação na transmissão das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias, tributárias e trabalhistas, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas que tornem seguro o tráfego desses dados no ambiente virtual — e é este o principal papel de um certificado digital.

Como o rol de obrigações acessórias passa a ser substituído por uma única base de dados, de forma integrada com diversos órgãos do governo federal, o empregador deve adquirir o quanto antes um certificado digital e começar a se preparar para o eSocial.

Entre as principais vantagens  do uso do certificado digital, se destacam:

  • diminuição da burocracia;
  • garantia da autenticidade e da integridade das informações prestadas;
  • mesma validade de um documento em papel assinado manualmente;
  • redução de custos;
  • mais agilidade;
  • tecnologia de ponta, tendo em vista o sistema de algoritmos, chaves, criptografias e biometrias que tornam cada certificado um importante instrumento contra fraudes e pessoas mal-intencionadas.
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Desempenho do atendimento ao cliente

Tecnologias que contribuem para o serviço

No call center, URAs que fazem reconhecimento de voz e direcionam o atendimento do cliente podem diminuir o fluxo de ligações e ainda solucionar demandas de baixa complexidade dos clientes de forma muito mais rápida.

Além delas, outros robôs de inteligência artificial, como os chatbots, também podem tornar a experiência de atendimento muito mais ágil e envolvente. Instalados nas redes sociais, eles fazem o atendimento e oferecem links para a venda direta, entre outras funcionalidades.

Atendentes altamente capacitados e com autonomia

Para que um atendimento seja feito com qualidade, os atendentes devem ser constantemente treinados e terem autonomia para tomar decisões que podem ser cruciais para a satisfação do cliente.

Adotar um calendário de treinamentos e uma gestão do conhecimentopermite que a empresa valorize a troca de conhecimento interna. Além disso, essas medidas diminuem o índice de erros, o retrabalho e evitam que o conhecimento fique concentrado em poucos funcionários.

Eficiência e agilidade no atendimento

A agilidade do atendimento e seu índice de sucesso são pontos de extrema importância para o cliente. Sendo assim, a interação de outros setores da empresa com o atendimento deve ser agregadora.

Uma das formas de entregar estas características para o cliente nos canais de atendimento é criando uma CSC, ou Central de Serviços Compartilhados, na qual vários serviços internos são oferecidos de forma mais rápida para o atendimento, que, por consequência, soluciona mais rapidamente as demandas dos clientes finais.

Monitoria da qualidade e resultados do serviço

Se o atendimento e os demais setores possuem uma interdependência, é natural que seus indicadores de desempenho e avaliações sejam afetados pelo desempenho de todos.

Um cliente pode avaliar o atendimento de forma negativa por não ter recebido seu produto dentro do prazo estabelecido. Nesse caso, a falha pode ser atribuída ao setor de logística, mas a nota dos dois setores terá sido afetada negativamente.

Para entender a razão do descontentamento do cliente e saber quais pontos precisam de melhorias, é muito importante realizar pesquisas de satisfação e determinar indicadores de desempenho considerando essas relações comuns.

Pesquisa de satisfação

A pesquisa de satisfação deve ser aplicada em momentos certos da interação com o cliente, sendo elaborada com perguntas objetivas, que possam ser tabeladas, e tendo uma regularidade que torne seus resultados fidedignos.

Uma das pesquisas mais eficientes é a NPS, ou Net Promoter Score, onde o cliente é questionado, de acordo com o setor ou serviço que acabou de utilizar, se ele indicaria a empresa para um amigo.

Indicadores de desempenho do atendimento ao cliente

Os resultados das pesquisas de satisfação podem ser convertidos em um indicador de performance. Além dele, outros índices que podem ser relevantes para a gestão são aqueles que indicam o volume de interações, como número de vendas ou números de soluções dadas.

Aqueles que atestam a eficiência operacional também podem indicar a qualidade do atendimento. Verificar quantas abordagens foram necessárias antes de uma venda também é fundamental.

Entender a importância do setor de atendimento ao cliente é mais um passo para que as estratégias da empresa sejam direcionadas para a satisfação dos seus consumidores e, por consequência, mirar em resultados que cresçam de forma regular e sólida.

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Os 5 erros mais comuns da gestão financeira

É notória a importância de fazer a gestão financeira de uma empresa. Então, se você já faz controles financeiros seja utilizando papel e caneta, planilhas ou softwares online, você já está um passo à frente!

Neste post iremos falar sobre as principais armadilhas para quem está tentando melhorar estes controles. Preste atenção!

1: Não manter a disciplina nos controles financeiros

Este talvez seja o problema mais comum dos empreendedores. Muitos começam a controlar, mas por ter o tempo escasso e estarem preocupados com atividades operacionais da empresa, não mantém os controles com regularidade. Contas se acumulam, planilhas ficam desatualizadas, orçamentos são ignorados e, quando menos esperam, não conseguem mais visualizar a saúde financeira de suas empresas.

Uma dica é separar uma parte do tempo do dia para cuidar destes aspectos gerenciais. Assim, pouco a pouco, você entrará no ritmo e terá os números mais importantes sempre à mão.

2: Não controlar corretamente o Fluxo de Caixa

Controlar o fluxo de caixa é muito mais do que acompanhar o extrato bancário e atualizar planilhas com valores que já ocorreram. Além de verificar o que já passou, o fluxo de caixa serve para planejar o futuro. É preciso conhecer as despesas que ainda acontecerão. É bom deixar registradas, especialmente, aquelas que você não pode deixar de pagar.

Se você não tem uma boa visualização das contas a pagar e das contas a receber, nunca saberá quando precisará antecipar um recebimento e evitar pagamento de contas com multas e juros.

3: Ignorar gastos ocultos e pequenas despesas

Muitos empreendedores, mesmo fazendo um planejamento das contas, ainda são pegos de surpresa ao precisar de dinheiro para sanar gastos ocultos. É claro que nem tudo é possível prever, mas para alguns deles você já pode ficar atento.

Lembre-se que é preciso fazer uma reserva mensal do 13º salário e férias de seus colaboradores para que, quando essas despesas aparecerem, você possa ter dinheiro em caixa para quitá-las. Vale também fazer uma reserva financeira para outros gastos ocultos, como rescisões trabalhistas, por exemplo.

4: Vender seus produtos ou serviços por um preço errado

Recebemos muitas perguntas aqui no blog sobre como calcular corretamente o preço de venda de produtos e serviços. É comum ver empreendedores calculando seus preços apenas em comparação com os valores dos concorrentes ou sem considerar corretamente todos os custos.

Conhecer estes custos é o primeiro passo para saber se você está indo na direção certa. Assim, é possível tomar ações para melhorar a produtividade, buscar novos fornecedores ou, se for o caso, rever o preço de venda.

5: Não medir corretamente o desempenho da empresa

Seu negócio dá lucro ou prejuízo? Você tem essa resposta na ponta da língua?

Não basta registrar todos os gastos e ganhos nos mínimos detalhes, se você não reservar um tempo para analisar estas informações. Tenha em mente que uma gestão eficiente deve considerar ações de controle, planejamento e análise das atividades financeiras da empresa.

Percebemos, ao longo das conversas com os empreendedores, que muitos fazem o cálculo do lucro apenas considerando a diferença entre as receitas e despesas.

 

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Você pratica algum desses erros no gerenciamento de estoque?

Não manter a comunicação com o setor comercial e de compras

Sempre tem casos de empresas em que os departamentos atuam por conta própria, com objetivos distintos e sem nem levar em consideração a estratégia da empresa como um todo. No caso do gerenciamento de estoque, é fundamental manter a comunicação com o setor comercial e de compras e criar uma sintonia maior entre esses departamentos.

Isso porque para que a gestão do estoque seja mais assertiva, é preciso compreender as demandas de vendas, o fluxo do produto dentro do estoque e transmitir essas informações ao setor de compras. Só assim é possível compreender a real demanda, fazer as compras adequadamente e programar o estoque para o recebimento das mercadorias.

Comprar mais itens do que o necessário

Para que isso não aconteça, é necessário estar com o estoque em dia e atento à sazonalidade — se você não sabe sobre o que eu estou falando, explico: itens sazonais são aqueles que possuem épocas de baixa e alta nas vendas, como por exemplo artigos natalinos. Fazer a compra de itens em excesso pode causar perdas, obsolescência, abarrotar o estoque comprometendo mais espaço do que o necessário e ainda por cima comprometer o capital disponível que a empresa possui!

Mais um motivo pelo qual a comunicação com vendas e compras deve ser constante, certo?

Não realizar inventários periódicos

Se preocupar com um inventário geral é essencial para colocar o estoque em dia e alinhar as informações com o controle — seja via sistema, seja via planilhas. Contudo, o meu conselho é: realize inventários periódicos! Eles ajudam a identificar prováveis falhas mais rapidamente e a conseguir criar ações para diminuir os impactos dos problemas, caso venham a ocorrer.

A periodicidade — semanal, quinzenal ou mensal — deve ser definida pelo gestor, de acordo com a necessidade do estoque.

Não atualizar as informações instantaneamente

Independentemente de ser entrada ou saída de materiais, qualquer atualização deve ser realizada imediatamente. Já vi muitos casos em que as pessoas recebem alguns produtos e falam “depois eu atualizo”. Esse é um dos maiores erros do gerenciamento de estoque!

Adiar essa tarefa pode fazer com que o gestor — ou o profissional da área — acabe se esquecendo de transmitir a informação, o que pode causar furos no estoque posteriormente — ou até mesmo prejuízos com a falta de contabilização.

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