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Como funciona o controle de estoque online?

Um sistema em nuvem especializado é a ferramenta pela qual se realiza o controle de estoque online de uma empresa. Por meio de um software de controle de estoque, é possível realizar o cadastro de produtos com todas as informações necessárias. Além disso, o cadastro pode ser realizado de forma automática por meio da entrada de uma NFe de compra.

O sistema permite controlar a entrada e saída dos produtos, na grande maioria sendo realizado de forma automática por meio da emissão de nota fiscal eletrônica. Com um controle de estoque automatizado em nuvem, o gestor não precisa mais se preocupar em perder dados, pois tais modelos de sistemas contam com os mais recentes padrões de seguranças da rede.

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Como fazer um bom inventário de estoque?

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1. Comece listando todos os itens presentes no estoque

Essa é primeira e mais importante etapa, pois, sem uma listagem, não há como saber o que há no estoque para controlar. Pode ser um pouco trabalhoso no início, mas as facilidades que a lista proporcionará nas próximas etapas compensará todo o esforço. É recomendável que se faça, pelo menos, duas contagens. A primeira para fins de registro e a segunda com a finalidade de conferência.

2. Categorize os produtos

Para facilitar processos posteriores, separe os produtos por categoria, fazendo uma listagem em forma de linhas e colunas. Cada coluna pode conter uma linha de produtos, como higiene, limpeza, alimentação, gelados etc. Nas linhas, cada produto pode ser especificado com nomes e detalhes sobre marca, peso, cor, data de validade, preços de custo, preço de venda, além de mencionar se ele é destinado ao consumo da empresa ou para venda.

Depois que essa separação for feita, crie códigos para cada mercadoria. Isso é importante, principalmente, quando tiver que identificar sua localização no estoque e a quantidade disponível. Para isso, você pode usar letras e números sequenciais ou adotar um software gerador de códigos de barra, o que agilizará muito o trabalho.

3. Reorganize as mercadorias no estoque

A organização das mercadorias de acordo com a lista é fundamental para reduzir o trabalho e economizar tempo na movimentação do estoque. Então, crie corredores com estantes, prateleiras nas paredes, caixas, armários e gavetas para armazenar produtos de vários tipos, tamanhos e quantidades.

4. Registre todas as movimentações

Fazer o inventário e não manter uma rotina de registros fidedignos desfará todo o trabalho realizado até aqui, voltando ao estágio inicial de necessidades e problemas. O ideal é que, após a criação do inventário, toda movimentação de entrada e saída de mercadorias passe a ser devidamente registrada. A atualização frequente será fundamental para manter a eficácia do controle.

5. Tenha o apoio de um especialista

Se você não tem um profissional qualificado para fazer um inventário bem-feito e não pode ou não se sente seguro para fazer um sozinho, conte com a ajuda de profissionais terceirizados. Além de não ter obrigações trabalhistas, pode conseguir resultados impressionantes devido à troca de know-how. O apoio de um parceiro especializado pode ser o diferencial que vai aumentar a qualidade dos serviços da empresa como um todo.

 

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Estoque Mínimo

O estoque mínimo também recebe outras denominações, como estoque de segurança, estoque de reserva, estoque de proteção, estoque de amortecimento e buffer stocks. Corresponde à reserva de produtos destinada a casos especiais de demanda. É a quantidade mínima de mercadorias que deve ser mantida em armazenamento.

Caso haja demanda superior à habitual em determinado mês, é possível usar mercadorias do estoque mínimo para suprir as necessidades enquanto o tempo de reposição se completa, como uma forma de proteção, impedindo o ponto de ruptura (estoque sem mercadorias).

Fórmulas:

estoque mínimo = consumo médio diário x tempo de reposição

consumo médio diário = consumo das mercadorias em um período ÷ pelos dias deste período.

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Gestão de Estoque

O que é Gestão de Estoque?

É o processo que compreende desde a escolha do tipo de estoque que sua empresa vai trabalhar e a forma de organizá-lo até o inventário que deve ser feito periodicamente. Por exemplo, uma loja de varejo que vende vários itens, como um supermercado ou loja de departamentos (com por exemplo alimentos embalados, mantimentos, roupas, bens eletrônicos, etc) não costuma armazenar todos os produtos na loja. Parte do estoque de produtos é mantido em um armazém ou depósito. Chamamos de inventário a soma dos produtos na loja e no armazém.

Em um mercado competitivo como o atual, manter estoques que consigam atender as necessidades da empresa sem comprometer recursos desnecessariamente é um desafio que pode significar um diferencial de atendimento frente aos concorrentes.

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Como fazer um bom controle de estoque?

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Para que você saiba a quantidade correta de insumos, produtos e maquinário, o empresário precisa primeiro ter um controle do fluxo de caixa como mencionamos em outro artigo.

E também se possível conhecer as boas práticas de gestão financeira, como também já explicamos em outro artigo.

Essas duas etapas fazem primeiro que você saiba o quanto está entrando e saindo de dinheiro da sua empresa. E o segundo faz com que você tenha uma visão global do seu negócio para o futuro.

Além disto, é essencial que você faça um acompanhamento de todas as entradas e saídas do seu estoque, se possível diariamente ou semanalmente.

Esse acompanhamento faz com que você tenha sempre uma visão melhor de como utilizar aquele estoque a seu favor.

Podendo por exemplo, realizar queima de estoque em promoções com prazos pequenos e levantar capital de giro.

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Estoque

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Estoque: O que é?

O estoque de uma empresa, é todo o produto ou material para produção de uma mercadoria, sejam para venda ou para consumo da corporação.

E independente do tamanho da mesma, pequena, média ou grande, o controle de estoque é essencial, pois, um estoque também custa à empresa.

Portanto, é importante que haja um custo-benefício ao alimentá-lo. A área de estoque, sempre será um local que necessita atenção da empresa, geralmente, é onde está todo o capital da mesma.

Com base nisso, a boa administração de todo o estoque e do local do estoque é de extrema importância.

Nesse post explicamos como fazer um bom controle de estoque para sua empresa.

Dúvidas? Deixe seu comentário.

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Cobertura de Estoque

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A Cobertura de Estoque é um índice utilizado pelas empresas para medir o tempo de estoque dos produtos. Uma empresa que trabalha com diversos produtos, precisa ter um controle de tempo para que determinadas mercadorias não fiquem em falta. Assim, o consumidor encontrará o produto que deseja no momento da compra e se tornará um cliente sempre satisfeito.

O que é?

É um índice que mede o período de tempo do estoque de um produto na empresa, ou seja, a Cobertura de Estoque é o tempo que o produto leva para sair do estoque da empresa. Dessa forma, é possível saber se o produto conseguirá cobrir todas as demandas futuras ou se haverá necessidade de suprir o mesmo.

Esta técnica pode ser utilizada em qualquer segmento do varejo e em empresas que possuem qualquer tipo de estoque. Ela é importante para a organização da gestão de um estoque, evitando qualquer tipo de perda para a empresa.

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O poder da tecnologia na gestão de estoque

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Se você está com dificuldade para fazer a boa gestão da logística da empresa, está tendo erros com pedidos, perdas de produtos e reclamações nas entregas estão se tornando algo comum, então está na hora de usar a tecnologia na gestão de estoque da empresa e torná-la competitiva no mercado.

O uso da tecnologia como forma de melhorar processos e oferecer mais benefícios para os clientes não é uma novidade. Existem diferentes softwares e soluções no mercado voltadas para o controle de estoque e processos logísticos da empresa. Seu uso leva à automação e otimização das atividades da área, gerando melhores resultados e diversos ganhos.

Dessa forma, a Prosystem separou os benefícios gerados pelo uso da tecnologia na gestão de estoques e como aproveitá-los! Se liga:

Visão integrada da cadeia logística

O primeiro benefício de contratar um software de gestão focado na logística do negócio é a possibilidade de ter uma visão integrada de toda a cadeia logística, desde compra de insumos, produção de produtos, embalagem, armazenamento, até a distribuição final para o cliente. Isso permite que o gestor acompanhe o funcionamento da área identificando pontos de melhoria e aperfeiçoamento.

Por exemplo, é possível avaliar se o tempo médio de estoque dos produtos está adequado ou se é necessário reduzir a produção, se os insumos estão sendo bem aproveitados ou se há perdas que estão aumentando os custos da área.

O software é usado para automatizar atividades manuais, portanto, não é necessário se preocupar em executar e imputar todos os dados no sistema. Ele faz isso sozinho, basta a configuração inicial de parâmetros.

A economia de tempo gerada permite que o gestor e a equipe foque em melhorias no processo e em atividades chave do negócio.

Processos rápidos e sem erros

Com a automação das ações manuais, erros comuns por falta de atenção e descuido são eliminados, o que significa que os resultados não serão comprometidos por eles.

Além disso, a velocidade dos processos aumenta, uma vez que são máquinas executando as tarefas, trazendo mais eficiência para o negócio.

Isso permite organizar melhor a equipe e suas tarefas, ​focando nas atividades essenciais e que não podem ser executadas sem atenção, como a separação de pedidos e preparo para entregas, bem como o manuseio de produtos e equipamentos.

Redução de custos

Como falamos, os erros causados por atividades humanas são reduzidos, ou seja, os custos dessas falhas também são menores. Além disso, com processos mais rápidos e eficientes, a empresa reduz os gastos com pessoal, uma vez que a capacidade de produção de registros e atividades aumenta.

Outra tecnologia que auxilia na redução de custos da empresa é a Internet das Coisas (IoT). Essa novidade permite que máquinas “se comuniquem” por meio da internet, enviando dados de forma constante para um sistema e realizando atividades inteligentes.

Um exemplo disso para a gestão de estoque é a possibilidade de usar sensores que avaliam a temperatura do ambiente e a modificam conforme a necessidade dos produtos armazenados, evitando perdas.

Além disso, muitos sistemas fornecem relatórios que melhoram a previsão de compra e gestão de insumos e produtos, o que também contribui para a redução e perda desses materiais no estoque e os custos gerados por ela.

Segurança de dados

Um medo comum de quem adota softwares de gestão e tecnologias diversas é o perigo de seus dados serem acessados por concorrentes e seus resultados comprometidos.

Esse risco é cada vez menor, uma vez que segurança da informação é uma prioridade no desenvolvimento de softwares, usando soluções de armazenamento em nuvem que necessitam de acesso por senha.

Além disso, é possível personalizar o acesso e visualização de cada nível de trabalho, permitindo que apenas gestores e pessoas responsáveis visualizem todos os dados da empresa.

Outro ponto importante é que como a maioria dos dados é gerada de forma automática, a garantia da precisão nas informações geradas é maior, garantindo que as informações usadas na tomada de decisão da gestão representem a realidade da empresa.

Aumento da satisfação de clientes

Se os processos serão feitos com mais precisão, isso significa que as entregas serão realizadas com mais produtividade, dentro de prazos e sem danificação de produtos, fazendo com que os clientes fiquem cada vez mais satisfeitos com a empresa.

Além disso, muitas vezes quando a empresa faz o controle manual do estoque, há vendas de produtos que pareciam estar disponíveis mas na realidade já estavam esgotados. Isso gera frustração nos clientes ou aumentam os custos da empresa, que precisa correr para conseguir o produto e entregá-lo no prazo.

Garantir a entrega e qualidade dos produtos é essencial para a aumentar a satisfação dos clientes, algo que leva a recompra, fidelização e indicação da marca no mercado, aumentando seus resultados de forma constante.

Maior competitividade

Por último, a adoção da tecnologia na gestão de estoque e logística da empresa é um diferencial que aumenta a competitividade do negócio no mercado.

Um software permite reduzir custos, otimizar processos e garantir maior satisfação dos clientes. Esses benefícios garantem que o desempenho da empresa seja competitivo, com melhores resultados e crescimento constante.

Além disso, com a visão integrada do negócio e os dados gerados pelo sistema adotado, é possível tomar ações mais assertivas e direcionar os esforços da empresa de maneira mais inteligente.

As informações da gestão do estoque facilita a compra de produtos, melhor uso do capital e até a precificação de produtos.

Um exemplo é que empresas que adotam softwares para fazer sua gestão reduzem os custos de produção e entrega dos produtos, portanto, elas possuem mais margem para queimar em momentos de promoção.

Essas são algumas das vantagens que a tecnologia trás para a gestão de estoque de um negócio.

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Você pratica algum desses erros no gerenciamento de estoque?

Não manter a comunicação com o setor comercial e de compras

Sempre tem casos de empresas em que os departamentos atuam por conta própria, com objetivos distintos e sem nem levar em consideração a estratégia da empresa como um todo. No caso do gerenciamento de estoque, é fundamental manter a comunicação com o setor comercial e de compras e criar uma sintonia maior entre esses departamentos.

Isso porque para que a gestão do estoque seja mais assertiva, é preciso compreender as demandas de vendas, o fluxo do produto dentro do estoque e transmitir essas informações ao setor de compras. Só assim é possível compreender a real demanda, fazer as compras adequadamente e programar o estoque para o recebimento das mercadorias.

Comprar mais itens do que o necessário

Para que isso não aconteça, é necessário estar com o estoque em dia e atento à sazonalidade — se você não sabe sobre o que eu estou falando, explico: itens sazonais são aqueles que possuem épocas de baixa e alta nas vendas, como por exemplo artigos natalinos. Fazer a compra de itens em excesso pode causar perdas, obsolescência, abarrotar o estoque comprometendo mais espaço do que o necessário e ainda por cima comprometer o capital disponível que a empresa possui!

Mais um motivo pelo qual a comunicação com vendas e compras deve ser constante, certo?

Não realizar inventários periódicos

Se preocupar com um inventário geral é essencial para colocar o estoque em dia e alinhar as informações com o controle — seja via sistema, seja via planilhas. Contudo, o meu conselho é: realize inventários periódicos! Eles ajudam a identificar prováveis falhas mais rapidamente e a conseguir criar ações para diminuir os impactos dos problemas, caso venham a ocorrer.

A periodicidade — semanal, quinzenal ou mensal — deve ser definida pelo gestor, de acordo com a necessidade do estoque.

Não atualizar as informações instantaneamente

Independentemente de ser entrada ou saída de materiais, qualquer atualização deve ser realizada imediatamente. Já vi muitos casos em que as pessoas recebem alguns produtos e falam “depois eu atualizo”. Esse é um dos maiores erros do gerenciamento de estoque!

Adiar essa tarefa pode fazer com que o gestor — ou o profissional da área — acabe se esquecendo de transmitir a informação, o que pode causar furos no estoque posteriormente — ou até mesmo prejuízos com a falta de contabilização.

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