Arquivo para Tag: contas

Você está aqui: Home / Blog / contas

Posts

Qual a diferença de contas a pagar e contas a receber?

As contas a pagar são, basicamente, as obrigações financeiras que uma empresa assume com seus funcionários e fornecedores, ou seja, é um tipo de conta que registra os compromissos a serem acertados com respectivos fornecedores ou obrigação tributária.

Elas podem ser: compra de mercadoria ou matéria-prima, pagamentos de salários e tributos, manutenção da empresa, entre outros.

Já as contas a receber são os registros das entradas (aumentos) e as baixas (reduções) das vendas de uma corporação.

Ou seja, nada mais é que a quantia de dinheiro que devem para a empresa, seja de clientes ou fornecedores ou parcelas de venda a prazo.

/0 Comentários/por

Folha de Pagamento

, ,

A Folha de Pagamento é um dos principais motivos de dor de cabeça e a principal despesa da grande maioria das empresas. Muitos empresários têm dificuldade em gerenciar, organizar e realizar o controle desta área de sua empresa. É de extrema importância que os empreendedores deem a devida atenção para a Folha de Pagamento.

Para auxiliar os gestores e garantir que eles não tenham dor de cabeça com o pagamento de funcionários, a Prosystem separou este artigo para você! Confira:

Entenda a Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é a lista com soma dos valores de remuneração paga aos funcionários da empresa mensalmente. Tal documento tem a função de transformar as informações trabalhistas em dados contábeis. Por se tratar normalmente da maior receita de todos os empreendimentos tal área merece devida atenção dos empreendimentos.  Além disto os gestores precisam estar por dentro das leis trabalhistas e regras a serem seguidas. O não planejamento da Folha de Pagamento causa diversos problemas nos negócios, pois, pode levar muitas vezes ao endividamento ou até mesmo falência.

Invista em conhecimento e organização da Folha de Pagamento e fuja de dores de cabeça.

Veja dicas importantes para que o pagamento dos funcionários não seja um problema na sua empresa:

1 – Classifique o funcionário por categorias, como: comércio, indústria ou serviços

Ao classificar o funcionário por categorias isto possibilita a organização dos salários e pagamentos do funcionário.

Isto deve ser realizado, pois, cada categoria possui particularidades como piso salarial e algumas especificações para a remuneração.

2 – Levante os dados de frequências, como faltas, horas extras e afastamentos

Todos estes dados relacionados à folha de ponto do funcionário impacta diretamente no pagamento do mesmo.

Por exemplo, se um funcionário faltar e não justificar a falta pode ser realizado o desconto do dia faltado no valor do salário.

3 – Analise os descontos e impostos que rescindem sobre a Folha

Tenha cuidado e atenção com os descontos possíveis na folha de pagamento e impostos que recaem sobre a mesma.

Realize o cálculo com cuidado e fique atento à todas as informações sobre o que pode e o que não pode ser descontado.

4 – Automatize a organização da Folha de Pagamento

Busque um sistema de gerenciamento da folha de pagamento que facilite o processo de cálculo e documentação da folha de pagamento.

Isto também facilitará o processo de apresentação dos dados contábeis referente aos recursos humanos para a Receita Federal, pelo eSocial, por exemplo.

5 – Padronize os salários

Assim como a categorização dos funcionários, a padronização dos salários pode facilitar o cálculo e pagamento dos mesmos.

Realizar uma padronização de valores de acordo com a categoria ou área trabalhada também é uma excelente opção para organização e simplificação da Folha de Pagamento.

6 – Invista em auxílio profissional

Uma dica para que o empresário tenha organização e segurança no processo de cálculo e pagamento dos funcionários é investir em um profissional para isto.

Um contador é de extremo auxílio neste processo, pois ele saberá com plena certeza impostos, descontos, valores e possibilidades na folha de pagamento.

Para uma maior organização de horas de trabalho e informações referentes à benefícios, frequência e necessidades dos funcionários invista em profissionais contábeis e da área de RH.

E aí, alguma dúvida? Deixe seu comentário!!

/0 Comentários/por

O Varejo e o controle financeiro

 

Dado ao grande número de produtos que comercializa, todo varejista tem que lidar com grande quantidade de contas a pagar e de contas a receber. Portanto, todo negócio exige uma administração financeira – o que varia é o grau de controle e organização.

No pequeno varejo, como mercearias, padarias e até mesmo pequenos supermercados, observamos que muitos empreendedores não realizam controle algum. Alguns varejistas misturam contas pessoais com as contas da loja ou apenas acompanham o saldo do banco.

Especialmente no segmento varejista, o controle financeiro é fundamental para a sustentabilidade do negócio. O saldo financeiro do final do mês não demonstra a real situação da empresa, uma vez que existem diferentes prazos para pagamento de fornecedores, recebimento de clientes e estoque de produtos.

No varejo é possível ter tido lucro em um mês no qual o dinheiro em caixa tenha diminuído! Assim como também é possível gerar caixa em um mês no qual a operação tenha realizado prejuízo!

Dado à importância do controle financeiro, apresentaremos a seguir algumas práticas simples e muito importantes para o seu negócio.

 

Registrar todas as movimentações

O primeiro passo é registrar todos os lançamentos (movimentações/transações) daquilo que entra e sai na empresa. Um software é fundamental para facilitar esse processo, seja um software de gestão completo, que contemplará outros módulos (automação comercial, controle de estoque, faturamento, fiscal etc) ou um software específico, que só realiza o controle financeiro.

Com as informações registradas e de fácil acesso, já é possível melhorar os controles e enxergar melhor a situação do caixa da loja.

 

Contas a Receber

Controlar o que sua loja recebe (cartões, cheques, dinheiro, vendas a prazo) é o próximo passo.

Para os varejistas que vendem a prazo e parcelado, esse passo é especialmente importante por causa da inadimplência, onde a falta de controle significa prejuízo na certa. Para varejistas que não vendem à prazo, como é o caso da maioria de padarias, supermercados e restaurantes, é importante realizar o controle das vendas de cartão, conferindo os valores e taxas das adquirentes. (vide artigo Vendas no Cartão).

 

Contas a Pagar

O controle efetivo das contas, evita surpresas desagradáveis.

A falta de planejamento obriga o varejista a adotar o desconto de duplicatas/cheques em bancos ou factoring para suprirem suas deficiências de caixa. O valor dos juros cobrados é exorbitante, fazendo com que o lucro alcançado nas vendas se perca nesse descontrole. A situação se complica quando os clientes não cumprem o pagamento dos títulos, fazendo com que a empresa arque com o compromisso estabelecido com a instituição de crédito.

 

Plano de Contas

As movimentações registradas, utilizando um plano de contas gerencial, proporciona ao empresário uma visão do resultado do seu negócio de uma maneira simples e fácil.

 

Oportunidades

O varejo de alimentos, principalmente supermercados, tem uma peculiaridade vantajosa. Ao comprar a prazo dos fornecedores e vender a vista para seus clientes, a empresa gera caixa. Com o controle do contas a pagar em mãos, fica simples realizar uma previsão de qual será o comportamento do caixa para os períodos vindouros.

Com a previsão de caixa, o varejista fica mais seguro ao tratar com os fornecedores, negociando prazo de pagamento e quantidade em troca de melhores preços. Com seu giro diário cada vez maior, sua loja entra em um ciclo virtuoso de mais vendas, mais caixa e mais possibilidades.

Assim, algumas simples práticas para melhorar o controle financeiro da sua loja podem transformar o seu negócio!

/0 Comentários/por

6 tendências de atendimento ao cliente por meio das mudanças tecnológicas

  1. Aumento no número de multicanais

Não faz tanto tempo que a relação entre clientes e empresas se resumia a contato físico e por telefone. Hoje, principalmente por causa das redes sociais, a possibilidade de canais de atendimento aumentou drasticamente.

Apenas para ficar em alguns exemplos, as empresas dispõem de ferramentas como e-mail, site, SMS e chats. Dessa forma, é importante dizer que se adaptar a essa realidade traz mais custos e responsabilidades. Por outro lado, também oferece mais facilidades e escalabilidade do atendimento ao cliente.

Para efeito de esclarecimentos, os multicanais podem causar confusão no dia a dia da empresa. No entanto, atualmente existem sistemas que fazem a gestão integrada desses canais, ajudando no aumento das vendas e dos resultados. O essencial é que a empresa esteja atenta àqueles canais que geram mais facilidades para os seus clientes.

  1. Atendimento personalizado

Muitas pessoas são carentes e adoram se sentir valorizadas. Com o avanço da tecnologia, ficou muito mais fácil tratar os clientes de maneira única e especial. Por isso, as empresas devem investir em tecnologias que atendam aos gostos, necessidades e desejos dos clientes.

Esse processo de personalização acelera a jornada do cliente, pois contribui para automatizar o atendimento. No entanto, mais que isso, vai proporcionar aquilo que os consumidores mais procuram nos dias atuais: uma experiência agradável.

  1. Eficiência e praticidade dos chatbots

Chatbots são robôs que podem atuar por meio de aplicativos como Facebook Messenger e Skype e conversam com as pessoas via chat, se aproximando de uma conversa real. Na empresa, eles podem ser essenciais e têm aplicações imediatas no atendimento ao cliente.

Como alguns casos de atendimento se repetem com frequência, os chatbots asseguram eficiência, praticidade e rapidez, pois eliminam algumas etapas que não necessariamente precisam ser realizadas por pessoas — como pedidos de informação, alterações cadastrais, agendamento de visita, acompanhamento de serviços e até questões mais complexas.

  1. Suporte por vídeochat na pré-venda

Uma forma ainda mais personalizada de atender o cliente é por meio de vídeos. Essa ferramenta, além de contribuir para uma experiência totalmente personalizada, tem uma série de vantagens, como tirar dúvidas e dar informações sobre produtos e serviços.

Além disso, também vale destacar que o vídeo traz melhorias no relacionamento de clientes e empresas, pois ajuda a gerar confiança e transparência. Por consequência, contribui para a fidelização dos consumidores.

  1. Investimento maior em aplicativos

Por meio dos aplicativos, também é possível agilizar o processo de atendimento ao cliente. Com eles, os consumidores expõem suas dúvidas e interesses de forma instantânea, cabendo à empresa dar retorno às tais solicitações.

Os aplicativos podem ter funções em uma série de áreas relacionadas à jornada de compra do cliente. No entanto, é importante lembrar que a empresa precisa estar preparada para adotar esse tipo de tecnologia. Caso contrário, o que era para ajudar pode atrapalhar nas vendas e nos resultados da companhia.

  1. Avanço da tecnologia wearable

A wearable technology, ou tecnologia vestível (na tradução do inglês), pode ser uma ferramenta para realizar um serviço específico e individual. Não é exatamente uma novidade, mas nos últimos tempos as empresas passaram a adotar com maior efetividade.

Para entender como esse tipo de tecnologia ajuda, imagine um motorista cansado. Por meio da wearable, um gestor da empresa pode falar com esse profissional, encaminhando-o para um descanso, pois a ferramenta detecta sinais de saúde.

Esse tipo de tecnologia também possibilita que uma companhia saiba quem são seus clientes finais. Dessa forma, pode fazer ações de recompensas, por exemplo, conforme a idade, o gênero e a preferência dos consumidores.

Dentro dessa perspectiva, vale afirmar que a maneira com a qual uma empresa se comporta com os dados que têm à disposição faz toda diferença no relacionamento que tem com os seus clientes.

Sem sombra de dúvidas, a transformação digital melhorou essencialmente a forma de alcance das empresas. No entanto, para implantar qualquer novidade, é essencial que se conheça muito bem o seu público e suas preferências.

/0 Comentários/por

Como escolher uma boa contabilidade para a sua farmácia

,

Cada farmácia pede uma escolha que precisa ser diferente e analisada individualmente. É isso o que garante o crescimento e o sucesso do negócio, a manutenção dos lucros e um bom funcionamento para o estabelecimento. Uma relação próxima do contador com a farmácia pode ajudar a fazer análises mais aprofundadas, atendimentos personalizados e evitar desperdícios financeiros que, infelizmente, ainda são o pesadelo da maioria dos donos de farmácia

REDUÇÃO NO PAGAMENTO DE IMPOSTOS

Ao contratar uma consultoria especializada em contabilidade para farmácias, é possível não só recuperar os tributos que já foram pagos bem como economizar no pagamento de novos tributos. Isso é feito analisando os dados da farmácia e também através da escolha de um regime tributário que seja mais vantajoso para o estabelecimento.

Boa parte das farmácias adotam o Simples Nacional, mas se elas estiverem com uma boa estrutura, podem partir para um outro regime, como o Lucro Real.

No entanto, sem uma consultoria de contabilidade especializada para farmácia, é comum que se adote o Simples Nacional como solução fixa por falta de conhecimento.

Fazer o cálculo certo no caso de admissões, rescisões e férias é um fator muito importante também para evitar o pagamento a mais de impostos. Ainda que seja possível fazer a recuperação de créditos, o ideal é ter esse planejamento a fim de manter um bom fluxo de caixa e evitar ter que correr atrás dos prejuízos no futuro.

RELAÇÃO PRÓXIMA COM A CONTABILIDADE DA FARMÁCIA

É comum ouvir de empresários do nicho das farmácias que a contabilidade da empresa é realizada de forma distante e que o próprio dono não sabe do que acontece com suas contas. Essa sensação pode gerar muita insegurança e ser prejudicial para o bom funcionamento do negócio.

É possível e desejável que a consultoria especializada para uma drogaria seja feita com base na proximidade e no compartilhamento de informações para que o dono do negócio se empodere das informações e possa utilizá-las de forma autônoma se desejar. Afinal, a consultoria é um serviço prestado que tem como objetivo gerir as finanças, reduzir os custos e fornecer dados para alavancar o seu negócio. Portanto, observar uma consultoria personalizada que valorize a proximidade com o cliente é um fator importante na hora de escolher o contador ou a agência especializada na área.

RECUPERAÇÃO DE TRIBUTOS

As farmácias, assim como a absoluta maioria dos estabelecimentos comerciais, pagam tributos indevidos ao governo, prejudicando o seu fluxo de caixa. Isso ocorre principalmente no PIS/COFINS (regime monofásico), no qual o fisco tributa na indústria toda a cadeia de produção e volta a cobrar, em seguida, o imposto dos comerciantes.

Portanto, quando um empresário compra seus remédios, ele já pagou o tributo embutido no preço do fornecedor e pagará de novo. É a contabilidade que consegue recuperar até 5 anos de impostos pagos não só relativos ao PISCOFINS, como também aqueles relativos às folhas de pagamento, 13º salário, férias e outros componentes que são muitas vezes esquecidos na hora da declaração por causa da correria do dia-a-dia.

CONFERÊNCIA DE NCM

Outro fator que prejudica muito os donos de drogarias é o cadastramento errado do NCM dos medicamentos. Cada medicamento exige o cadastro de um NCM específico e quando esse cadastro é feito de forma errada, isso significa que o dono do estabelecimento está pagando tributos a mais. Nesse caso, está perdendo dinheiro. Mas pode ser um problema também caso esteja pagando tributos a menos, pois estará na mira da Receita e terá de responder por essa dívida, resultando em multas.

É um serviço prestado pela contabilidade checar os NCMs para assegurar que os pagamentos estão corretos, dando mais tranquilidade e regularidade ao funcionamento do estabelecimento.

/0 Comentários/por

A importância de controle financeiro eficaz

Funciona assim: se houver um controle financeiro eficaz, você vai poder avaliar como seu capital rodou no passado e o que está acontecendo no presente. Dessa forma, é possível identificar possíveis falhas e despesas desnecessárias, além de alternativas de lucro a partir do remanejamento de aplicaçõesPortanto para uma eficiente gestão financeira na empresa é necessário implantar alguns controles gerenciais, que forneçam sistema gerador de informações que possibilite a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.

O controle das Contas a Pagar fornece informações para tomada de decisões sobre todos os compromissos da empresa que representem o desembolso de recursos.

As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente envolve com grande quantidade de dinheiro.

Controle

O controle de contas a pagar possibilita a identificação dos seguintes elementos:

  • Identificar todas as obrigações a pagar;
  • Priorizar os pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira;
  • Verificar as obrigações contratadas e não pagas;
  • Não permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;
  • Não permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e juros;
  • Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa;
  • Conciliação com os saldos contábeis.

Demonstração

Para demonstração do Controle de Contas a Pagar vamos utilizar os dados abaixo:

  • 31/08 conta de luz conforme NF008 no valor R$  800,00;
  • Em Compra do Armazém Bicudo Ltda., 01/09  no valor de R$ 1.200,00, com vencimento em 01/09 da duplicata 008;
  • Em Compra do Armazém Bigode Grande Ltda. no dia 01/09 no valor de R$ 1.500,00, com vencimento da duplicata n.º 003 para o dia 15/09;
  • Em Compra do Armazém Bicho do Mato Ltda. no dia 20/09 no valor de R$ 890,00, com vencimento da duplicata n.º 012 para o dia 20/09;
  • Em Compra do Armazém Bicudo Ltda. no dia 03/08 no valor de R$ 450,00, com vencimento da duplicata n.º 168 para 05/09;
  • Compra da Teixeira e Sá Ltda. no dia 04/08 no valor de R$ 380,00, com vencimento da duplicata n.º 047 para 10/09;
  • 31/08 folha de pagamento do mês de agosto no valor R$  5.000,00;

Pagamentos

Até o dia 03/10 ocorreram os seguintes pagamentos:

  • Em 01/09 foi pago a conta de luz;
  • Em 15/09 foi pago a duplicata 003 do Armazém Bicudo;
  • Em 18/09 foi pago a duplicata n.º 009 do Armazém Bigode Grande;
  • Em 20/09 foi pago a duplicata n.º 012 do Armazém Bicho do Mato
  • Em 27/09 foi pago a duplicata n.º 026 do Armazém Bicudo no valor de R$ 1.220,00, com juros.
  • Em 20/09 foi pago a duplicata n.º 030 do Armazém Boca Louco
  • Em 03/10 foi quitada a folha de pagamento.

Empresa: Minibox São Tomé                                                                      Mês: Outubro

CONTROLE DE CONTAS A PAGAR PAGAMENTO
Data Cliente Documento Venc Valor Data Valor Desconto Juros Obs
31/08 Conta de luz NF.008 01/09 800,00 01/09 800,00 – – –
01/09 Armazém Bicudo Duplicata 003 15/09 1.200,00 15/09 1.200,00 – – –
01/09 Armazém Bigode Grande Duplicata 009 18/09 1.500,00 18/09 1.500,00 – – –
02/09 Armazém Bicho do mato Duplicata 012 20/09 890,00 20/09 890,00 – – –
03/09 Armazém Bicudo Duplicata 026 25/09 1.100,00 27/09 1.220,00 – 110,00 –
04/09 Armazém Boca Louca Duplicata 030 28/09 720,00 28/09 720,00 – – –
04/09 Folha Folpa 09/2014 05/10 4.800,00 03/10 4.800,00 – – –
TOTAL NO MÊS 11.010,00 6.330,00 – 110,00 –

 

Através deste relatório todos os compromissos da empresa são controlados, fornecendo ao administrador a possibilidade de verificar todos os seus compromissos por: fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos, duplicatas em atraso, em qualquer intervalo de datas.

Para a implantação do controle de contas a receber existe no mercado os modelos em papel (ficha), e também softwares (alguns até gratuitos), veja qual é o mais adequado para sua empresa.

É comum nas pequenas empresas que o fato do proprietário dar mais atenção às operações diárias de compra/produção e venda, em detrimento da organização administrativa, lembre-se de quem tem o controle da empresa administra melhor, e assim pode conseguir melhores resultados.

Fonte: SEBRAE

 

/0 Comentários/por