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Por que avaliar fornecedores é tão importante?

Você tem noção do quanto se gasta na aquisição de produtos e serviços? A verdade é que a maioria das empresas estão procurando fazer economias e cortar gastos de áreas que são mais “clássicas”, como por exemplo: marketing, vendas, orçamentos e assim por diante, mas será que elas se preocupam sobre como o Departamento de Compras tem investido seus recursos em aquisições? Ou seja “será que o dinheiro está sendo gasto da forma certa?”.

A maioria das organizações nunca se perguntaram isso. Aí a gente mensura que 25% a 40%  de cada centavo faturado pela sua organização vai para a compra de produtos e serviços. E como é que a gente não se preocupa com isso?

Desde a década de 30 o departamento de compras evoluiu muito e passou por transformações grandes. Antes a ideia era só negociar melhores condições, comprar e gerir materiais. A partir do momento em que a equipe de compra se fortaleceu, se proliferou o número de fornecedores e transações, esta área ficou totalmente escrava do processo operacional como por exemplo aferir pedidos, selecionar melhores fornecedores e etc. Desta forma, o objetivo de gastar cada centavo com sabedoria se escorreu pelo ralo.

A questão é que o mercado está cada vez mais competitivo, não dá pra deixar passar essa área despercebida!

Devemos ter um processo gerencial que utilize de ferramentas que avalie a atividade de compra para que ela ajude na estratégia de crescimento da organização e isso começa quando se entende que esse departamento não tem como atividade só “comprar materiais”, mas se desenvolver para administrar as compras e a utilização de materiais e serviços levando satisfação total ao cliente.

Muito legal, adoraria começar a aplicar isso na minha empresa, mas como é que eu faço isso?

Esse é um trabalho bem grande e gradativo! Mas no geral, consiste em 3 processos essenciais:

1- Processo de Compra: Esse processo consiste na definição dos melhores fornecedores buscando a otimização de recursos e qualidade do produto final. O objetivo dele é selecionar e consolidar os melhores fornecedores.

2- Processo de Melhoria Contínua: Aqui está mais ligado a parceria e Benchmarking, já que a partir de um relacionamento consolidado, você conseguirá ver seu fornecedor como parte da sua equipe.
Exemplo: Vamos supor que o seu fornecedor fez uma melhoria na matéria-prima principal para a fabricação do seu produto, obviamente, essa melhoria vai refletir também no seu produto final.

3 – Processo de Inovação: O benchmarking vai fluir de uma forma que haverá uma troca mútua de informações que contribuirá para a inovação de ambas as partes.
Exemplo: Esse mesmo fornecedor comprou uma tecnologia que fará a matéria-prima servir pra mais de uma utilidade. Vocês podem trocar informações e tecnologia de como isso pode adequar o seu produto final para mais utilidades também.

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5 erros no fluxo de caixa que comprometem a gestão

Você sabia que erros no fluxo de caixa é considerado uma das principais causas da falência precoce de muitas empresas brasileiras? Afinal, a maneira como os recursos são administrados garantirão o sucesso do negócio. Assim, o controle do fluxo de caixa torna-se uma importante ferramenta para analisar a movimentação e desempenho da empresa.

Pensando nisso, a Prosystem seleciona para você os 5 erros no fluxo de caixa mais comuns que podem comprometer a gestão de uma empresa.

Não categorizar

As informações extraídas do controle de fluxo de caixa poderão contribuir para a tomada de decisões na empresa com maior segurança. Mas, para isso, é preciso fazer o que alguns chamam de “planos de contas”. Que seria separar os gastos em grupos e categorias de forma que seja possível saber em quais pontos os gastos podem — ou não — ser reduzidos. Assim também deve ser feito com as entradas.

Trabalhar com previsões não realistas

Se tratando de negócios, o otimismo não é uma ferramenta muito coerente, não é verdade? Os dados de movimentação de fluxo de caixa acumulados pela empresa podem orientar as tendências para os próximos períodos. Mas as anotações e sua análise precisam ser realistas, levando em conta aspectos inerentes ao negócio e as suas reais condições de alcançá-las. Evitando futuros erros no fluxo de caixa.

Não atualizar constantemente o fluxo de caixa

O controle de fluxo de caixa deve considerar mesmo os pequenos gastos e entradas. Portanto, é interessante que a atualização seja diária. Com o intuito de representar a real movimentação financeira da empresa. Uma diferença pode parecer insignificante quando avaliada em um único dia. Mas terá importante representação no resultado mensal.

Contar com recursos futuros

Esse é um dos erros mais cometidos. Se uma venda é feita a prazo, por exemplo, a entrada do valor não pode integrar o fechamento do caixa. Até que seja efetivamente pago. Caso contrário, a empresa estará contabilizando um recurso que ainda não obteve, e com isso causar um descontrole no fluxo de caixa.

Não controlar os custos de produção

O controle dos custos influenciará diretamente no preço final do produto ou serviço. Por isso, é importante categorizá-los. Tanto os custos fixos, como os salários de funcionários, aluguel, tributos, quanto os variáveis devem ser considerados para que não haja um descontrole capaz de comprometer o faturamento.

Confundir as contas pessoais com as contas da empresa

Esse é um dos piores erros no fluxo de caixa. Nesse ponto, é preciso uma boa dose de disciplina e bom senso para controlar o caixa. De modo que quaisquer saídas estejam previstas no planejamento mensal do fluxo de caixa. Afinal, o caixa da empresa não é uma conta pessoal do qual se possa fazer saques livremente, não é mesmo?

A boa notícia é que, atualmente, existem softwares que podem contribuir com a gestão do fluxo de caixa do seu negócio.

E aí, o que achou deste post?

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Sua empresa tem processos da qualidade ou qualidade nos processos?

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Vimos que, às vezes, colocamos a qualidade como “uma atividade a mais” nos processo e isso faz com que seja mais difícil criar hábitos da qualidade nas pessoas e tudo para de ser executado após a auditoria. Por isso, nós devemos garantir que as atividades estejam incorporadas na rotina das pessoas, como parte complementar do que os colaboradores já faziam antes.

Porém, nós sabemos que isso só vai dar certo se toda a empresa estiver remando para o mesmo lado, quando a qualidade fizer parte dos planos da empresa, quando a organização coloca forças para trabalhar com a qualidade da mesma forma que colocam forças para vender seus produtos e serviços. Afinal, queremos a satisfação do cliente, não é?

Quando implantamos qualquer norma, estamos criando um sistema de gestão. Um sistema de gestão é um conjunto de boas práticas que funcionam como engrenagens para a organização atingir seus objetivos.

O problema é que, além de estabelecer esses objetivos, também precisamos fazer um planejamento de como alcançá-los, considerando o que precisa ser feito, por quem, como, quando e de que forma o resultado dessa ação será avaliado. Ou seja, o objetivo só será alcançado se o trabalho for direcionado a ele. E aí vem o problema: como trabalhar para isso se já temos tanta coisa para fazer?

Sistema de Gestão

É por isso que a decisão de ter ou não um SGQ é totalmente estratégica: ou trabalhamos a favor disso, ou a favor de outras coisas. O trabalho de implantação da norma é árduo e só vale a pena mesmo se isso estiver alinhado com a estratégia da empresa.

Se você não tem planejamento estratégico para sua empresa, a norma cuida disso também: antes de mais nada, de pensar em política e objetivos, ela assegura que você faça a avaliação do contexto da sua empresa. Você avalia fatores internos e externos, necessidades e expectativas das partes interessadas, e os objetivos estratégicos começam a surgir! Você define os limites do seu sistema de gestão e quais processos serão atingidos. Logo em seguida, a empresa precisa definir o que significa a qualidade dentro desse contexto e, aí sim, os objetivos.

A escolha por um sistema de gestão deve vir junto com uma mudança de mentalidade da organização inteira (ou com um reforço da mentalidade já existente!). Já ouvimos falar de quantas empresas que tem um sistema de gestão “de fachada”, apenas para ter um certificado? quando a estratégia é realmente a direcionadora do trabalho da empresa e a satisfação do cliente está presente nessa estratégia, não tem cultura ruim que derrube! Os objetivos começarão a fazer sentido e a qualidade acontecerá naturalmente na sua empresa.

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A diferença entre o planejamento estratégico, tático e operacional

O planejamento é essencial para alcançar o sucesso, pois determina onde a empresa quer chegar e como ela fará para executar o seu objetivo.

Para que um planejamento dê certo, é preciso envolver pessoas de vários níveis, se comunicar claramente, garantir que todos conheçam os seus objetivos e coordenar as atividades da organização para que as coisas aconteçam. Para isso, você precisa entender os principais níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional, que se diferenciam no prazo das ações.

Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é o começo de tudo, é a visão do futuro da organização, que se estrutura nos fatores ambientais externos, e nos fatores internos, onde definimos os valores, visões e missão da organização.

As decisões tomadas no planejamento estratégico são de responsabilidade da alta administração da empresa. Na sua maioria pela Alta Direção, proprietário, CEO, presidente ou diretoria, isso depende de como a empresa distingue o nível hierárquico dos seus processos.

As ações são criadas pensando em longo prazo, normalmente feitas para o período de 5 a 10 anos, que buscam uma visão ampla da organização sem ações muitos detalhadas, pois seria difícil acertar tantos detalhes para um período tão longo.

Planejamento Tático

Enquanto o planejamento estratégico se desdobra para toda a organização, o planejamento tático tem um envolvimento mais limitado, a nível departamental, envolvendo às vezes apenas um processo de ponta a ponta.

O planejamento tático é o responsável por criar metas e condições para que as ações estabelecidas no planejamento estratégico sejam atingidas.

Por se tratar de um planejamento mais específico, as decisões podem ser tomadas por pessoas que ocupam os cargos entre a alta direção e o operacional, como executivos da diretoria e gerentes.

Outra característica que diferencia o planejamento tático é o tempo que as ações são aplicadas, geralmente no período de 1 a 3 anos mensurando ações para um futuro mais próximo do que o visado no planejamento estratégico, ou seja, médio prazo.

Planejamento Operacional

O planejamento operacional é de onde saem as ações e metas traçadas pelo nível tático para atingir os objetivos das decisões estratégicas.

Neste planejamento os envolvidos são aqueles que executam as ações que são aplicadas em curto prazo, geralmente no período de 3 a 6 meses.

Aqui, todos os níveis da organização estão envolvidos e cuidam do acompanhamento da rotina, garantindo que todas as tarefas e operações sejam executadas, de acordo com os procedimentos estabelecidos, preocupando-se em alcançar os resultados específicos.

É importante entender que um planejamento estratégico não vai sair do papel se os planos do nível tático e operacional não forem bem estabelecidos, pois é um processo integrado e interdependente. Todos os níveis são necessários: o estratégico para o orientar a visão, o tático para desdobrar essa visão em planos de ação menores e o operacional para levar os planos a execução.

Os planejamentos devem envolver todos da empresa e é um incentivo para que as pessoas se comprometam com os resultados!

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Patrimônio Líquido

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Você sabe qual o conceito utilizado em sua empresa ou por seu cliente que define o desempenho do negócio? Ou, de forma mais direta, como você sabe se a empresa ainda tem um valor positivo?

No post de hoje trazemos uma das principais medidas para analisar se a empresa vai bem ou não: o Patrimônio Líquido. Ele é formado por bens, direitos e obrigações que podem ser transformados em dinheiro e esse saldo é o que interessa para definir a situação. Para se chegar ao valor do Patrimônio Líquido é necessário separar os ativos, representados pelos bens e direitos, e os passivos, representado pelas obrigações. Veja um resumo sobre eles:

Bens

São caracterizados como Móveis, Imóveis, Tangíveis ou Tangíveis.

Os bens móveis são aqueles que podem ser removidos sem o risco de dano, que não são afixados em algum lugar (veículos, cadeiras, mesas, equipamentos, estoques – se comercial, dinheiro), enquanto que os imóveis não possuem essa possibilidade e sua remoção gera, naturalmente, danos irreversíveis, como por exemplo uma sala comercial, um prédio e afins. Já os bens tangíveis, ou seja, aquilo que pode ser tocado, são bens físicos e neles se incluem os bens móveis, enquanto que os intangíveis são bens intocáveis fisicamente, como uma marca ou registro de um domínio na internet.

Direitos

Aquelas duplicatas a receber, parcelas de algum produto ou serviço, aluguéis… são direitos que a empresa tem de receber.

Obrigações

As obrigações são dívidas a serem pagas. Salários, direitos dos colaboradores, tributos, fornecedores, empréstimos e financiamentos são alguns exemplos.

Como calcular, a partir destes elementos, o Patrimônio Líquido de uma empresa?

Espera-se que uma empresa tenha um controle sobre tudo o que possui. Some tudo o que configura bens e direitos, mesmo aquilo que encontra-se parcelado ou financiado. Conte também com os saldos em bancos ou corretoras de investimentos. Ou seja, junte tudo que faz parte do polo ativo. Por outro lado, some todas as obrigações e reserve. Como se estivesse quitando, se livrando de todo o polo passivo. Inclua os valores da parcela ou financiamento do bem citado no parágrafo acima.

O quanto sobrou? Se sobrou, ótimo, sua empresa está com Patrimônio Líquido Positivo.

E qual a relação do Patrimônio Líquido com a análise se a empresa vai bem ou não?

Se a conta do Patrimônio Líquido for feita periodicamente, algo como a cada 3 meses, e a cada resultado o valor for maior, sinal que o desempenho financeiro vai bem. E se por ventura oscilar ou registrar Patrimônio Líquido Negativo insistentemente, talvez sua prioridade seja zerar e repensar sua estratégia.
Um profissional da contabilidade é recomendado para acompanhar e gerenciar todo esse processo. Veja sempre como um importante investimento e não um custo.

Vale lembrar: o próprio Patrimônio Líquido faz parte das Obrigações, já que com o encerramento da empresa o valor deve ser dividido entre os sócios de acordo com sua participação no quadro societário.

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Como Administrar sua Farmácia Corretamente?

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Para administrar o negócio com eficiência, você precisa saber utilizar corretamente as ferramentas de análise de desempenho da farmácia.

O cenário econômico atual influencia no aumento da competitividade entre as grandes redes, que já é muito alta e agressiva quando comparada ao número de farmácias independentes.

É possível que uma farmácia ainda consiga ter certa estabilidade financeira mesmo com uma má administração, mas este tipo de negócio, com o tempo, vai desaparecer. Os empreendedores que sabem administrar o negócio já estão expandindo a sua atuação enquanto aqueles que “apenas trabalham para sobreviver” estão ficando para trás.

Para ser um gestor de varejo farmacêutico, além de um alto nível de conhecimentos e profissionalização, para garantir o sucesso do negócio é preciso analisar minunciosamente todos os números responsáveis pelo rendimento da farmácia.

Tecnologia para farmácia

Há diversos softwares disponíveis no mercado que ajudam neste trabalho. Informações de vendas (geral e por categoria de produtos), campo para um cadastro completo dos clientes e do histórico de suas compras e a possibilidade de integração com outros sistemas da loja são algumas das funcionalidades essenciais importantes para o gestor cumprir o seu papel.

Administrar com eficiência também exige conhecimento de quais categorias de produtos você deve melhorar, seja pela aquisição da quantidade correta de estoque ou na disposição do produto no PDV, negociar as melhores condições com distribuidores de medicamentos para garantir um desconto atrativo ao seu consumidor, entre responsabilidades.

Posso delegar a gestão da farmácia para alguém de confiança?

O importante é que você saiba que a análise dos indicadores da farmácia é essencial para você decidir sobre as melhorias necessárias ao negócio. Deste modo, você conseguirá resolver os problemas que surgirem, corrigir o que não está dando certo e atingir as metas planejadas!

Gostou? Deixe seu comentário com suas dúvidas. (:

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