O Black Friday e o Compliance Fiscal

Em 2016 o evento movimentou R$1,9 bilhão, o que equivale a 13 vezes a média de um dia comum de vendas.

Perder algum documento durante a Black Friday, como uma NFe por exemplo, significa perder um documento importante num montante gigantesco de documentos tão importantes quanto, além disso existem diversos problemas que podem  acontecer. Receber diversos (ou milhares!) de e-mails com XML de NFes e saber à quais compras elas se referem para conciliar cada uma manualmente é uma tarefa árdua que envolve diversos setores (compras, fiscal, contábil…).

Outro problema muito comum é ver que o pedido foi faturado errado somente quando ele chega ao seu estoque: erro  de quantidade, produtos faltando, códigos de tributação errados que geram impostos que nem deveriam ser pagos ou são pagos com alíquota divergentes, erro de tamanhos e modelos ou quando ele simplesmente não chega. Nesse caso é necessário a chave de acesso para consulta manual no site da Sefaz, Para todos esses problemas, existem consequências  ainda mais graves! Como falta de mercadoria por causa de divergências no pedido, escrituração das notas feitas de forma errônea e que muitas vezes geram impostos pagos indevidamente por muito tempos e só são descobertas numa fiscalização da Receita Federal.

A partir do momento que você já utiliza uma tecnologia que te permite controlar os documentos fiscais que são emitidos contra o seu CNPJ, inclusive consultar NFe,  de seu e-commerce durante o ano,  nada muda durante a Black Friday, pois essa tecnologia continuará atendendo todas as necessidades, apesar do aumento no volume de informações.

Uma boa solução que consulta NFes, irá permitir que seu departamento fiscal visualize as notas que foram emitidas contra seu CNPJ momentos após serem emitidas, isso já possibilita visualizar todos os dados da nota e caso haja alguma divergência, corrigir o erro antes mesmo de o produto sair com a DANFe, para não haver erros em escala.

O seu custo com uma tecnologia que atende suas necessidades em âmbito fiscal e tributário não deve ser alterado em virtude de um evento maior, como no caso da Black Friday, e este é mais um motivo pelo qual deve-se adotar métodos mais inteligentes e que otimizam tempo e recursos (sejam eles recursos humanos ou estruturais) durante o ano todo.

Para se preparar para o Black Friday, o empresário realiza compras num montante maior que o da maioria das outras épocas do ano, pois é preciso preparar o estoque. Se em apenas uma compra são gerados diversos documentos fiscais (como NFe, CTe e DANFe…), tributos e impostos (como o IPI ou ICMS, por exemplo), a medida que seu negócio cresce e entra na onda das grandes liquidações, precisa estar maduro para reconhecer que soluções de consulta, armazenamento e guarda de documentos fiscais são necessárias para a segurança de seu e-commerce.