Planilhas de excel no controle financeiro

Durante muitos anos, os gestores usaram planilhas de Excel no controle financeiro. No início era a melhor solução disponível, já que um software ERP (Enterprise Resource Planning) era caro e acessível somente às grandes corporações. Porém, no cenário mercadológico atual, elas não são mais tão eficientes. As planilhas escondem muitos erros e os riscos podem afetar seriamente a saúde financeira do negócio.

Conheça os motivos para NÃO utilizar planilhas do excel na sua empresa:

Várias planilhas com finalidades diferentes são necessárias

Cada departamento da empresa demanda uma ou mais planilhas diferentes para registrar, controlar e monitorar as atividades setoriais.

Não favorece a rápida tomada de decisões dos gestores

Com planilhas de Excel, as ações de extrair os dados necessários dos diferentes departamentos, consolidá-los e resumir as informações para que possam ajudar os líderes da empresa a tomarem decisões pode demorar muito tempo.

Impossibilita uma rápida recuperação de desastres

Com planilhas, os dados dificilmente serão mantidos em um único lugar (banco de dados centralizado). Na verdade, acontece exatamente o oposto. Como as planilhas são atualizadas e cada nova versão é devolvida por e-mail, os dados circulam sem um controle adequado. A pior coisa sobre isso é que a maioria dos profissionais que usa os dados não sabe da importância ou está familiarizado com o armazenamento e as melhores práticas de backup.

É altamente suscetível a erros humanos

Existe uma ameaça bem significativa que deve fazer você considerar seriamente deixar de usar planilhas de Excel no controle financeiro da empresa: a sua extrema fragilidade para erros humanos. Não importa se você é um colaborador, consultor, gestor ou diretor. Sempre acontece o engano de digitar uma entrada de dados em uma célula que não deveria, apagando dados importantes ou fórmulas complexas para a realização de cálculos automatizados.

É vulnerável a fraudes

Entre todas as desvantagens de usar planilhas de Excel no controle financeiro que foram listadas até aqui, essa talvez seja a mais prejudicial para o negócio. Além disso, dados podem ser deletados propositalmente por profissionais insatisfeitos com a empresa. Como eles não podem ser descobertos, essas ações podem ser executadas tranquilamente.

É por isso que muitas empresas estão substituindo as planilhas por um software específico de gestão financeira.

Além de automatizar uma série de tarefas, ele centraliza as informações em um único banco de dados acessível por todos os autorizados, ajudando a reforçar a segurança contra erros humanos, perdas e roubos de dados.