Sistemas de Automação Comercial: Como ele impactará o seu estabelecimento?

“Não podemos perder tempo”

Essa é uma das frases mais escutadas em ambientes altamente movimentados como restaurantes ao meio dia, bares na hora do happy hour e todas as variações dos mesmos. Entre a entrada e saída constante de clientes pedindo para serem atendidos até a chegada da bebida ou comida desejada, existem processos, supostamente, organizados que deveriam ser seguidos ao pé da letra para assegurar o bom funcionamento do estabelecimento. Cada segundo é crucial na hora de preparar os pratos e drinks, atender os clientes e administrar os produtos presentes no estoque, além do gerenciamento financeiro.

Enfim, a necessidade de instaurar e seguir processos é de suma importância para o estabelecimento, definindo passo a passo o que fazer desde a hora de chegada do cliente até o momento de pagar a conta. Para que o cliente saia satisfeito (e volte!), o treinamento dos funcionários de acordo com a maneira na qual os processos do restaurante ou bar foram organizados devem ser respeitados à risca.

O uso de comandas de papel para anotar os pedidos são conhecidas pela facilidade com a qual elas podem ser operadas – basta saber ler e escrever. Os pedidos eram tomados pelos garçons, e em seguida levados à cozinha ou bar, onde os responsáveis pela concepção do item cuidam da preparação, chamando em seguida o garçom para levá-lo até o cliente em questão. Nesse processo há tantas falhas e possibilidades de erro que uma só postagem não seria o suficiente para abordá-las todas: uma caligrafia ilegível seria o suficiente para que tudo viesse abaixo!

Com a automação comercial, na qual as comandas de papel são trocadas por tecnologias mais recentes – como um programa integrado -, o processo melhora nos seguintes quesitos:

Custo operacional – cortar o tempo que o garçom leva para levar o pedido até a cozinha pode significar em mais clientes atendidos pelo mesmo garçom

Comunicação entre as áreas – os pedidos são dispostos em telas na cozinha, ou impressora de produção, fazendo com que os cozinheiros possam ler facilmente o que foi pedido, com observações de adição ou remoção de ingredientes

E satisfação da clientela – não há nada que satisfaça mais do que receber o prato com todas as alterações desejadas, rapidamente!

A automação comercial define claramente as funções de cada, integrando-as com a instauração de um fluxo de informação automatizado para, assim, evitar gastos desnecessários, sem perder qualidade de atendimento!

Após o estresse do pico operacional, ainda restam as funções administrativas, contábeis e financeiras. Toda a contabilização dos ingredientes utilizados naquele dia e quantos ainda têm em estoque, além da organização em planilhas do que foi pago e a forma de pagamento, para assim saber as taxas debitadas do total e saber o faturamento real do dia. Ficou sem ar apenas lendo essa frase? Pois bem, fazer isso manualmente, depois de um dia movimentado, não apenas cria a oportunidade para erros, como também transforma o ato de cuidar do seu empreendimento em algo cansativo e estressante. Para os empreendedores que abriram um estabelecimento para ter mais tempo com a família, essa situação ergue a barreira que faz com que muitos desistam de abrir o próprio negócio. Já, a automação comercial do estabelecimento, dependendo do software escolhido, facilita a vida de ditos cujos, e muito! Esses são os degraus da automação comercial que te ajudam a escalar essa parede:

Sistema integrado dos pedidos ao estoque – cada pedido debitará do estoque a quantidade daquele ingrediente necessária para a preparação do prato ou drink desejado, agilizando o fechamento do estabelecimento.

Contas à receber e à pagar – a opção de associar, através do software, o meio de pagamento (seja Visa, Mastercard, pagamentos em dinheiro, entre outros) fará com que as taxas sejam debitadas automaticamente, trazendo uma análise dos custos e lucros que àquele dia rendeu, além de uma previsão de fluxo de caixa, visto que agora, saberá exatamente o valor e data de recebimento, de cada uma das bandeiras.

Erros de registro – a contabilização manual das contas e formas de pagamento podem gerar confusões, visto que nem sempre as formas são adequadamente computadas, fazendo com que as taxas bancárias se apropriem dos lucros que deveriam ser seus. Não somente, há a possibilidade de desvios realizados pelos próprios funcionários, sendo facilmente ocultados caso não haja registro automático das entradas e saídas de verba. Dependendo do sistema de automação instalado, o administrado pode visualizar as alterações de pagamento realizadas no sistema de acordo com o login do funcionário, identificando o momento no qual isso foi feito, como também quão recorrente essa alteração realmente é para dito funcionário(s).
Conhecer o seu cliente – após realizados todos os requisitos financeiros e contábeis que envolvem a operação de um estabelecimento, ainda há a questão de compreensão dos hábitos de consumo dos clientes. A análise e definição de estratégias para este segmento só é possível através da organização e disposição em planilha dos itens comumente consumidos dentro do comércio. Leia-se: passar horas lendo notas fiscais, digitando um a um os itens consumidos enquanto trava-se uma batalha incansável contra a sonolência e o desgaste.

Ou seja, em poucas palavras, a automação comercial do seu estabelecimento, seja bar, restaurante ou balada, ajuda no que diz respeito aos pequenos erros que nós, como humanos, tendemos a cometer. A automação torna a sua operação mais eficiente, lucrativa e organizada. Não somente, ela consegue te dizer exatamente quantos pedidos e clientes cada funcionário atendeu, permitindo com que você saiba quais são os mais eficientes e produtivos da equipe – e quais estão precisando de um puxão de orelha! Dessa forma, a otimização do seu estabelecimento se tornará clara, evidenciando as áreas – e os funcionários – que precisam melhorar o desempenho!

6 de Março de 2018/0 Comentários/por Direto da Redação MKT365