A importância de controle financeiro eficaz
O controle das Contas a Pagar fornece informações para tomada de decisões sobre todos os compromissos da empresa que representem o desembolso de recursos.
As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente envolve com grande quantidade de dinheiro.
Controle
O controle de contas a pagar possibilita a identificação dos seguintes elementos:
- Identificar todas as obrigações a pagar;
- Priorizar os pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira;
- Verificar as obrigações contratadas e não pagas;
- Não permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;
- Não permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e juros;
- Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa;
- Conciliação com os saldos contábeis.
Demonstração
Para demonstração do Controle de Contas a Pagar vamos utilizar os dados abaixo:
- 31/08 conta de luz conforme NF008 no valor R$ 800,00;
- Em Compra do Armazém Bicudo Ltda., 01/09 no valor de R$ 1.200,00, com vencimento em 01/09 da duplicata 008;
- Em Compra do Armazém Bigode Grande Ltda. no dia 01/09 no valor de R$ 1.500,00, com vencimento da duplicata n.º 003 para o dia 15/09;
- Em Compra do Armazém Bicho do Mato Ltda. no dia 20/09 no valor de R$ 890,00, com vencimento da duplicata n.º 012 para o dia 20/09;
- Em Compra do Armazém Bicudo Ltda. no dia 03/08 no valor de R$ 450,00, com vencimento da duplicata n.º 168 para 05/09;
- Compra da Teixeira e Sá Ltda. no dia 04/08 no valor de R$ 380,00, com vencimento da duplicata n.º 047 para 10/09;
- 31/08 folha de pagamento do mês de agosto no valor R$ 5.000,00;
Pagamentos
Até o dia 03/10 ocorreram os seguintes pagamentos:
- Em 01/09 foi pago a conta de luz;
- Em 15/09 foi pago a duplicata 003 do Armazém Bicudo;
- Em 18/09 foi pago a duplicata n.º 009 do Armazém Bigode Grande;
- Em 20/09 foi pago a duplicata n.º 012 do Armazém Bicho do Mato
- Em 27/09 foi pago a duplicata n.º 026 do Armazém Bicudo no valor de R$ 1.220,00, com juros.
- Em 20/09 foi pago a duplicata n.º 030 do Armazém Boca Louco
- Em 03/10 foi quitada a folha de pagamento.
Empresa: Minibox São Tomé Mês: Outubro
| CONTROLE DE CONTAS A PAGAR | PAGAMENTO | ||||||||
| Data | Cliente | Documento | Venc | Valor | Data | Valor | Desconto | Juros | Obs |
| 31/08 | Conta de luz | NF.008 | 01/09 | 800,00 | 01/09 | 800,00 | – | – | – |
| 01/09 | Armazém Bicudo | Duplicata 003 | 15/09 | 1.200,00 | 15/09 | 1.200,00 | – | – | – |
| 01/09 | Armazém Bigode Grande | Duplicata 009 | 18/09 | 1.500,00 | 18/09 | 1.500,00 | – | – | – |
| 02/09 | Armazém Bicho do mato | Duplicata 012 | 20/09 | 890,00 | 20/09 | 890,00 | – | – | – |
| 03/09 | Armazém Bicudo | Duplicata 026 | 25/09 | 1.100,00 | 27/09 | 1.220,00 | – | 110,00 | – |
| 04/09 | Armazém Boca Louca | Duplicata 030 | 28/09 | 720,00 | 28/09 | 720,00 | – | – | – |
| 04/09 | Folha | Folpa 09/2014 | 05/10 | 4.800,00 | 03/10 | 4.800,00 | – | – | – |
| TOTAL NO MÊS | 11.010,00 | 6.330,00 | – | 110,00 | – | ||||
Através deste relatório todos os compromissos da empresa são controlados, fornecendo ao administrador a possibilidade de verificar todos os seus compromissos por: fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos, duplicatas em atraso, em qualquer intervalo de datas.
Para a implantação do controle de contas a receber existe no mercado os modelos em papel (ficha), e também softwares (alguns até gratuitos), veja qual é o mais adequado para sua empresa.
É comum nas pequenas empresas que o fato do proprietário dar mais atenção às operações diárias de compra/produção e venda, em detrimento da organização administrativa, lembre-se de quem tem o controle da empresa administra melhor, e assim pode conseguir melhores resultados.
Fonte: SEBRAE
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