Nota fiscal eletrônica: como funciona?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) se tornou essencial nas empresas. Ela foi criada para substituir as notas fiscais tradicionais com o objetivo de simplificar o lançamento, aumentar a organização e aperfeiçoar a fiscalização por parte do governo.

Emitida e armazenada eletronicamente, reduz os gastos e as possibilidades de extravios pelo fato de desobrigar a impressão e o arquivamento de documentos físicos. Neste texto vamos mostrar como a NF-e funciona e quais são as suas vantagens. Confira!

O que é nota fiscal eletrônica e como é seu funcionamento?
É a ferramenta que atesta a realização de uma venda ou prestação de serviço. Para o cliente, é o registro da compra de uma mercadoria. Para a empresa, além de ser o comprovante da atividade executada, é a confirmação de que está fazendo o pagamento de todos os tributos impostos por lei.

O funcionamento ocorre da seguinte forma: o empreendimento emissor da NF-e produz um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais da transação comercial. Esse arquivo é assinado digitalmente para assegurar a veracidade dos dados e comprovar quem é o responsável pela emissão.

Depois disso, ele é enviado pela internet para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) da competência do contribuinte. É feita, então, uma pré-avaliação das informações pela Sefaz. Se aprovada, a NF-e é retornada com um protocolo que autoriza seu uso para que a mercadoria siga seu percurso.

A NF-e é encaminhada de forma virtual para a Receita Federal (RF) quando a negociação é realizada em nível nacional ou para a Sefaz do estado para onde a mercadoria está sendo enviada. Esses órgãos são responsáveis por fiscalizar e arquivar as NF-es, que podem ser consultadas ou impressas pelo emitente, pelo receptor ou por quem tiver a senha sempre que necessário.

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) ajuda a simplificar a consulta, pois permite acompanhar a movimentação da mercadoria.

Que empresas são obrigadas a emitir a NF-e?
Todas as empresas que pagam o Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são obrigadas a emitir a NF-e em suas vendas. A exceção fica para empreendimentos que vendem para pessoas físicas: nesse caso, deve ser emitida a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e) ou o cupom fiscal.

Quais são as vantagens da NF-e?
Capacidade de importação das notas de entrada
Como é possível importar os arquivos para fazer o lançamento contábil, os dados são sempre registrados corretamente.

Economia de espaço físico
Como as NF-es e os Danfes podem ser armazenados em qualquer mídia ou na nuvem, sem ocupar espaço físico, não há necessidade de guardar pilhas de papéis.

Diminuição de gastos com papel e mão de obra gráfica
A emissão de NF-e reduz os gastos com papel, já que no método tradicional quanto maior o volume de venda, mais blocos de papéis confeccionados em gráfica eram necessários.

A NF-e vem se tornando de forma progressiva uma realidade em todas as empresas. Sua emissão é relativamente fácil e o sistema vem sendo melhorado constantemente pela RF. A ideia é simplificar a vida do contribuinte, do consumidor e do governo (que pode fiscalizar mais facilmente).