Nota Fiscal, DANFe e XML: quais são as diferenças?

A Nota Fiscal eletrônica é o documento que registra operações comerciais. É emitido e armazenado eletronicamente e a validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital do remetente.

O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um layout com o resumo das informações presentes na Nota Fiscal eletrônica. O DANFe não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o frete de uma mercadoria.

Já o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é o documento que possui validade jurídica. Ele dispensa impressão, pois é justamente armazenado e entregue em escriturações para a Secretaria da Fazenda e Receita Federal de forma digital.

Para acabar com os desentendimentos, no post de hoje vamos definir qual o papel de cada um desses termos nos processos de compra, bem como as diferenças entre o DANFe, a Nota Fiscal e o XML. Confira:

Nota Fiscal eletrônica

Até o início dos anos 2000, o processo de emissão de nota fiscal era bem simples: o prestador do produto/serviço emitia a Nota Fiscal, entregava uma via ao cliente (que deveria armazená-la) e uma cópia era enviada ao contador para que fossem feitos os registros contábeis e fiscais.

Em janeiro de 2007, o Governo Federal instituiu a Nota Fiscal eletrônica (NFe) como parte do projeto do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. Como o próprio nome já indica, ela é um documento com o intuito de documentar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços.

A diferença da Nota Fiscal antiga é que o documento fica armazenado eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital.

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Arquivo XML

O XML é o arquivo padrão de registro na NFe, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. Seu layout é padrão em todo o território nacional e obedece os antigos padrões de escrituração fiscal, com a adição de melhorias que visam um maior controle das transações comerciais. Porém, não é só baixar XML, para abrir é preciso de programas específicos para ler esse formato de aquivo, e a Receita mesmo disponibiliza um.

É importante lembrar que tanto o fornecedor quanto o comprador devem guardar os arquivos XML por no mínimo 5 anos, porque eles substituem as Notas fiscais impressas e devem ser apresentadas quando solicitadas pela Receita e também em caso de necessidade de troca de um produto/serviço.

Porém, ter acesso ao Arquivo XML costuma ser um problema: você deve esperar o envio do e-mail do fornecedor, se ele enviar anexado. Caso você só tenha o DANFe Online, em PDF ou impressa, você deverá entrar no Portal da NFe, digitar a chave de acesso de 44 caracteres, digitar a imagem de verificação e usar o Certificado Digital da empresa para baixar.

A opção mais viável para receber e organizar os XMLs, entretanto, é utilizar serviços especializados na recepção das Notas Fiscais, como o Arquivei, que se conecta à Secretaria da Fazenda e consulta e baixa automaticamente os XMLs de notas emitidas para seu CNPJ, na hora e em lote.

DANFe

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) é uma representação legível e simplificada da Nota Fiscal, usada geralmente durante o transporte das mercadorias. Por não possuir valor fiscal, o DANFe não precisa ser arquivado.

Sua informação mais relevante inserida no documento é a chave de acesso da nota, composta por 44 números, que identifica unicamente sua NFe e permitem a consulta do documento e o download do arquivo XML através da Sefaz.

Além da função citada acima, o DANFe pode desempenhar outras funções, como a de representar a NFe em casos de contingência, ou seja, quando o software emissor da nota fiscal não conseguir efetuar a conexão com os serviços da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado do contribuinte. Nesse caso, o DANFe deve ser impresso em um formulário de segurança.